Assistante administratif (ve) h/f

Description du poste


Le poste

ASSISTANTE ADMINISTRATIF (VE) H/F


Le type de contrat

Contrat à durée déterminée


La durée du contrat

6 mois


Temps de travail

Temps complet


Nombre d'heures hebdomadaires

35


Dans quel établissement Aurore ?

L'expérimentation HSR (Hébergement en Soins Résidentiel) concept unique au niveaunational vise à apporter une réponse adaptée aux problématiques multiples que peuvent rencontrer les femmes enceintes ou sortantes de maternité ainsi que leurs enfants lorsqu’ils sont en situation de grande précarité.


Les personnes accueillies, souffrant d’une grande vulnérabilité médicale et psycho-sociale, pourront bénéficier d’un accompagnement social personnalisé pouvant aboutir à une prise en charge médicale renforcée et graduée autour de la période périnatale. En lien avec l’ARS Ile-de-France et la DRIHL, ce projet d’établissement HSR (Hébergement et Soins Résidentiels) est en construction depuis septembre 2020.


Description des missions

MISSION

Contribuer au fonctionnement d’une direction ou d’un établissement via l’accueil, la gestion administrative et le partage de l’information.

ACTIVITES

· Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de l’établissement (accueil téléphonique, gestion de la boîte mail du service, gestion du courier à l’arrivée et au depart)

Oragnise et coordone la commission d’admission et de régulation (suivi des demandes d’admission, des admissions et des reorientations)

· Soutien des cadres dans la gestion administrative du personnel (embauche, tableaux de bords, lien avec les services support, distribution des fiches de paie et tickets restaurants)

· Effectue le suivi administratif de l’activité (collecte des indicateurs, maintien à jour les outils/tableaux de pilotage et de suivi, préparation des statistiques et bilans périodiques)

· Prise prendre en charge du suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, suivi de relance clients, gestion administrative...)

· Organisation des rencontres partenariales (lien avec les partenaires, preparation des supports de reunion, veille à la preparation de la salle) ou d’évènements spécifiques (journées porte-ouverte...).

· Collectes des besoins de l’équipe pour propositons d’outils et d’amélioration; puis réalisation de leur mise en forme et leur impression, leur diffusion

· Gestion des plannings

· Participation aux réunions d’équipe, rédaction des comptes rendus, suivi opérationnel de certaines actions (auprès des cadres)

· Soutien administrative (diffusion des procédures, classement et archivage des dossiers,)


Date d'arrivée souhaitée

13/10/2025


Profil recherché


Compétences et connaissances

- Connaissance des procédures internes et de l’organisation de l’Association.

- Capacité à gérer les situations variées au téléphone ou en face à face, à diffuser l’information au bon destinataire.

- Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire et en réseau.

- Capacité à utiliser les outils bureautiques et collaboratifs.

- Capacité à gérer les priorités, à faire preuve de sens du service, à s’organiser et à s’adapter.

- Capacité de rédaction et de synthèse


Localisation du poste


Localisation du poste

Europe, France, Ile-de-France, Essonne (91)


Ca se passe où ?

Athis Mons