Agent d'accueil (f/h) - secrétariat général

À propos de nous

Le Centre Hospitalier Laborit, établissement public de référence en psychiatrie et santé mentale dans la Vienne, recherche un(e) Agent d'accueil pour son Secrétariat général.

Le poste est à pourvoir en CDD à temps complet pour 15 jours.


Mission

Mission globale :

* Organiser pour un responsable hiérarchique et/ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers

Activités principales :

* Accueil physique et téléphonique

* Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

* Prise de notes, frappe et mise en forme des documents

* Gestion des mails

* Gestion de l’agenda du Directeur et prises de rendez-vous

* Reproduction et diffusion de documents, de dossiers

* Gestion des réservations de la salle de conférence et de la salle des instance

* Gestion des clés des salles de réunion

* Connexion aux réunions organisées en visioconférence

* Tenue des dossiers de la Direction : classement, archivage


Profil

Pré-requis :

* Diplôme validant une formation en secrétariat ou en gestion indispensable

* Expérience significative sur un poste similaire

Compétences attendues :

* Aisance dans l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des personnes

* Bonne appréciation dans l’identification des informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

* Très bonne maîtrise de l’outil informatique

* Facilité dans la rédaction et la mise en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence

* Travail en équipe

* Connaissance indispensable des logiciels Libre Office, Word, Excel

Qualités nécessaires :

* Sens de l’organisation et de la méthode

* Rigueur dans le suivi des dossiers

* Sens des responsabilités

* Qualités relationnelles

* Discrétion professionnelle

* Disponibilité

* Capacité d’adaptation

* Savoir rendre compte

Plannings et horaires de travail :

* Horaires fixes du lundi au vendredi

Vous pouvez prendre plus de renseignements auprès de Dominique JOUBERT, secrétaire général.

Pour postuler, merci d'adresser votre CV et une lettre de motivation.