Assistant(e) de direction

Assistant(e) de Direction Executive Support Officer Rejoignez Hexagone Aviation School Hexagone Aviation School est un organisme de formation aéronautique certifié, spécialisé dans la formation des pilotes et des professionnels de l’aérien. Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction expérimenté(e) afin d’accompagner la direction dans l’organisation, le suivi et la structuration quotidienne de l’école. Ce poste est central. Il ne s’agit pas uniquement d’un poste administratif, mais d’un véritable rôle de soutien à la direction, avec une dimension d’organisation, de coordination, de suivi et de fiabilisation des actions internes. Nous recherchons une personne mature, rigoureuse, autonome, discrète et organisée, capable de prendre de la hauteur, d’anticiper les besoins, de prioriser les sujets et de contribuer au bon fonctionnement général de l’entreprise. Vos responsabilités En lien direct avec la direction, vous participerez à la coordination des activités internes de Hexagone Aviation School. Vous jouerez un rôle clé dans : · l’organisation et le suivi des priorités de la direction ; · la coordination administrative générale ; · le suivi des dossiers RH, administratifs et contractuels ; · la préparation et le suivi des réunions ; · la structuration des informations internes ; · le soutien aux différents pôles de l’entreprise ; · la fiabilisation des processus et des échéances. Vous serez un point d’appui essentiel pour permettre à la direction de gagner en efficacité, en visibilité et en sérénité dans le pilotage de l’école. Missions principales Assistance de direction Vous accompagnerez la direction dans l’organisation quotidienne de ses activités. À ce titre, vous pourrez notamment : · gérer l’agenda, les priorités et les échéances importantes ; · organiser les réunions, rendez-vous et déplacements ; · préparer les supports, dossiers et documents nécessaires ; · assurer le suivi des décisions prises en réunion ; · relancer les interlocuteurs internes ou externes ; · filtrer, prioriser et traiter certaines sollicitations ; · assurer une bonne circulation de l’information ; · contribuer à la structuration des méthodes de travail de la direction. Administration générale Vous contribuerez au bon fonctionnement administratif de l’école. Vos missions incluront notamment : · le suivi des dossiers administratifs courants ; · la rédaction, la mise en forme et l’archivage de documents ; · le suivi des contrats, conventions, courriers et attestations ; · la gestion de certains échanges avec les partenaires, fournisseurs et organismes externes ; · le classement et la structuration documentaire ; · la mise à jour de tableaux de suivi ; · le suivi des échéances administratives importantes. Ressources humaines Vous participerez au suivi administratif RH de l’entreprise, en soutien de la direction. Vous pourrez notamment intervenir sur : · le suivi des dossiers du personnel ; · la préparation des éléments liés aux recrutements ; · l’organisation des entretiens ; · l’intégration administrative des nouveaux collaborateurs ; · le suivi des absences, congés et documents internes ; · la préparation ou la mise à jour de documents RH ; · la coordination avec les prestataires ou conseils externes si nécessaire. Coordination interne Vous jouerez un rôle transversal auprès des différents pôles de l’école. Vous contribuerez notamment à : · fluidifier les échanges entre la direction, les opérations, le commercial, la communication et la finance ; · assurer le suivi des actions en cours ; · identifier les points de blocage ; · rappeler les échéances ; · formaliser les comptes rendus et plans d’action ; · aider à structurer les priorités internes ; · garantir une meilleure organisation collective. Suivi qualité, conformité et organisation Dans un environnement aéronautique et de formation réglementé, la rigueur documentaire et le suivi des actions sont essentiels. Vous pourrez participer à : · la préparation de dossiers administratifs ou réglementaires ; · le suivi de certaines actions qualité ; · la mise à jour de procédures internes simples ; · le suivi des plans d’action ; · l’organisation des preuves documentaires ; · la préparation d’audits ou de revues internes ; · la bonne tenue des dossiers utiles au fonctionnement de l’école. Profil recherché Nous recherchons une personne expérimentée, fiable et structurée, capable de travailler avec exigence, discrétion et autonomie. Le poste nécessite une réelle maturité professionnelle, une capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle et une forte aptitude à anticiper les besoins de la direction. Une expérience préalable en assistanat de direction, office management, administration générale, ressources humaines ou coordination d’entreprise est fortement souhaitée. Compétences et qualités recherchées Le poste nécessite notamment : · une excellente organisation personnelle ; · une grande rigueur dans le suivi des dossiers ; · une forte autonomie ; · une capacité à prioriser ; · une très bonne aisance rédactionnelle ; · une excellente maîtrise des outils bureautiques et numériques ; · une capacité à structurer l’information ; · une discrétion absolue ; · un sens élevé de la confidentialité ; · une bonne capacité d’adaptation ; · un excellent relationnel ; · une posture professionnelle ; · une capacité à travailler dans un environnement exigeant ; · un esprit pratique, fiable et orienté solutions. La connaissance du secteur aéronautique ou de la formation professionnelle constitue un atout, mais n’est pas indispensable. Langues Dans le cadre de ses missions, l’Assistant(e) de Direction sera amené(e) à évoluer dans un environnement international et à interagir régulièrement avec des interlocuteurs francophones et anglophones. Une bonne maîtrise du français écrit et oral est indispensable. Une bonne maîtrise de l’anglais professionnel est également requise afin de pouvoir : · communiquer avec des interlocuteurs internationaux ; · traiter des courriers et courriels professionnels en anglais ; · participer à l’organisation de réunions ou déplacements internationaux ; · comprendre et exploiter une documentation professionnelle rédigée en anglais ; · assister la direction dans certains échanges avec des partenaires étrangers. La maîtrise d’une langue étrangère supplémentaire constitue un atout. Un niveau d’anglais équivalent à B2 minimum est souhaité. Formation & expérience Une formation en assistanat de direction, gestion administrative, ressources humaines, office management, gestion PME-PMI ou équivalent est appréciée. Une expérience confirmée sur un poste similaire est attendue. Les profils issus notamment : · de l’assistanat de direction ; · de l’office management ; · de la gestion administrative ; · des ressources humaines ; · de la formation professionnelle ; · ou d’environnements réglementés seront particulièrement appréciés. Mobilité Dans le cadre de ses missions, l’Assistant(e) de Direction pourra être amené(e) à effectuer des déplacements professionnels ponctuels en France. Ces déplacements pourront notamment concerner : · des réunions avec des partenaires institutionnels ou professionnels ; · des événements, salons ou forums liés à l’activité de l’école ; · des visites de sites, d’infrastructures ou de partenaires ; · l’accompagnement de la direction lors de certains rendez-vous stratégiques ; · des projets liés au développement de l’entreprise. Le poste nécessite une certaine flexibilité ainsi qu'une capacité à évoluer dans différents environnements professionnels. Le permis B est souhaité. À moyen terme, dans le cadre du développement des activités de Hexagone Aviation School, le poste pourra également être amené à accompagner l’évolution géographique de l’entreprise, notamment entre Beauvais et la région parisienne. Conditions Contrat : CDI Temps plein – 39 heures hebdomadaires Poste basé à Beauvais Évolution géographique possible selon le développement de l’école, notamment vers la région parisienne Rémunération : entre 35 000 € et 42 000 € brut annuel selon profil et expérience. Avantages Rejoindre Hexagone Aviation School, c’est intégrer une structure en développement dans un environnement passionnant, à la croisée de l’aviation, de la formation et de l’innovation. Nous proposons notamment : · un poste central auprès de la direction ; · une forte autonomie dans l’organisation du travail ; · une implication directe dans le développement de l’école ; · un environnement dynamique et structuré ; · des perspectives d’évolution ; · un cadre professionnel exigeant et humain. Pourquoi rejoindre Hexagone Aviation School ? Rejoindre Hexagone Aviation School, c’est participer au développement d’un projet aéronautique ambitieux, moderne et structuré. C’est intégrer une école à taille humaine, en pleine croissance, où l’organisation, la rigueur et l’initiative ont une réelle importance. Ce poste s’adresse à une personne qui souhaite occuper une fonction de confiance, au contact direct de la direction, avec un impact concret sur le fonctionnement quotidien et le développement de l’entreprise. Candidature Pour postuler, merci d’envoyer votre candidature directement via LinkedIn ou à l’adresse suivante : career@hexagone.aero Chaque candidature est étudiée avec la plus grande attention. Si toutefois vous ne recevez pas de réponse de notre part sous un délai de deux mois, cela signifie que nous ne serons malheureusement pas en mesure de donner une suite favorable à votre candidature.