Vos missions en quelques mots - Accueillir, renseigner et orienter le public - Tâches courantes de secrétariat - Assurer la réservation des salles et la facturation - Assurer la facturation des services périscolaires - Assurer la gestion administrative des documents d'état civil (naissance, mariage, décès) et divers : avis de mentions diverses, transcriptions, PACS, changement de prénom, etc - Urbanisme : réception, enregistrement et transmission des demandes d’urbanisme - Assurer la gestion du recensement des jeunes de 16 ans. - Gestion de la liste électorale : Tenir à jour le fichier électoral (inscriptions, radiations), réunir la Commission de Contrôle, organisation matérielle des élections -Gestion du cimetière : Etablir les concessions et les enregistrer, assurer le suivi des concessions arrivées à échéance - Gérer la comptabilité : engagements de titres de recettes. - Assurer la commande de matériels, produits d'entretien et de la bureautique - Gestion de la distribution de la banque alimentaire et gestion administrative - Etablir les arrêtés de voirie, travaux, stationnement, utilisation du domaine public (fête des voisins, vide grenier…) - Gérer les supports de communication : Site Internet, panneau lumineuxAu sein d'une collectivité, il ou elle accueille, oriente et renseigne le public. Secrétariat du service urbanisme - Enregistrer et suivre les dossiers d’Autorisation des Droits des Sols Mettre à jour l’affichage réglementaire - Tenir le secrétariat avec les missions inhérentes Accueillir et renseigner le public - Gérer les demandes de la population - Orienter le public vers les services ou organismes compétents - Délivrer les documents administratifs - Gérer les affaires militaires et le recensement Mission d’officier d’état civil - Accueillir et renseigner sur les services de l’état civil - Réceptionner les déclarations et établir les actes d’état civil - Expliquer l’indivisibilité de la filiation - Expliquer les modalités et procédures d’acquisition d’un acte d’état civil - Gérer les dossiers de mariage (apprécier le consentement mutuel et la véracité des pièces fournies) et de parrainage civil - Tenir les registres d’état civil (rédiger les mentions, contrôler l’exactitude des renseignements consignés) Gérer les locations des salles et matériel communal - Gérer le suivi des demandes et organiser les plannings des salles - Établir les contrats de locations -Missions administratives - Assurer le suivi du courrier et des livraisons - Établir les autorisations de débits de boisson - Suivi des prêts des clés - Assurer l’ouverture et la fermeture de la mairie - Commandes hygiène et fournitures Profil recherché Compétences techniques : - Maîtriser le fonctionnement du standard téléphonique et les outils bureautiques, - Technique d'accueil et d'écoute - Très bonne maîtrise du français et de l'orthographe, - Connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme ; - Savoir transmettre de l'information plus ou moins complexe par écrit et/ou par oral. Compétences relationnelles : - Accueillir le public avec sourire et amabilité (physiquement et téléphoniquement), - Rester disponible, discret, courtois et sérieux, - Savoir s'adapter à son interlocuteur, rester à la hauteur de l'image qui doit être véhiculée, * Rester neutre et objectif quelle que soit la situation. Compétences organisationnelles : - Hiérarchiser les priorités, - Optimiser le délai de la transmission de l'information. Compétence d'adaptation : - Savoir analyser une situation difficile ou un interlocuteur spécifique afin d'optimiser le suivi et régler d'éventuels litiges de façon efficace, rapide et courtoise, - Avoir le sens de la diplomatie - Rester discret.
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