Gestionnaire administratif et financier bfpe (h/f)

[77252] CHU RÉUNION - SITE FELIX GUYON (SAINT DENIS)
CONTRAT DE PROJET 6 MOIS PUIS 1 AN RENOUVELABLE
Mission principale
-Organise le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques y compris suivi des dossiers et organisation des réunions.
-Contrôle les documents liés à la gestion administrative et financière de l'opération, et participe à leur production (commande, liquidation, paiement, etc.).
Activité principale
-Participe au suivi des contrats concourants à la réalisation du projet BFPE (principalement le Marché Global Sectoriel, mais aussi ATMO, AMO, CT, CSPS, CSSI etc.) :
-Tient à jour le registre du courrier émis / reçu
-Numérotation, mise en forme, suivi du circuit de signature, classement rigoureux des documents liés à l'exécution des marchés :
-Ordres de service,
-Avenants,
-Mises en demeure,
-Actes de sous-traitance,
-Contentieux
-Courriers divers.
-Assure le suivi administratif et financier des marchés
-Gestion et suivi des situations de travaux / notes d'honoraires
-Assistance à la mise en forme du reporting pour la gestion et suivi des engagements financiers et du PPI relatif à l'opération
-Vérification des demandes de sous-traitance
-Suivi des montants réalisés par les PME
-Suivi de la réalisation des heures d'insertion
-Etablissement de la traçabilité des dépenses liées à la partie financée par le FEDER
-Participation au montage des dossiers éventuels de demandes de subventions complémentaires (type CEE)
-Assure les travaux de secrétariat, notamment :
- L'accueil physique et téléphonique
- La gestion du courrier arrivée et départ version papier et version électronique (enregistrement, diffusion, archivage)
- La gestion des rendez-vous et agendas électroniques
- Prise de note, rédaction, frappe et diffusion de documents (convocations, comptes-rendus de réunions, .)
- Classement / Archivage des documents administratifs et techniques.
- Réponse aux demandes d'informations et/ou orientation des fournisseurs / public vers les services concernés.
-Participe, pour la partie administrative et en lien avec le service marché, aux achats de prestations de services ou de travaux complémentaires (expertises techniques, diagnostics, constats...)
- Lancement / publication des consultations
- Dématérialisation des consultations via le site achatpublic.com
- Gestion en cours de consultation (suivi des commandes de DCE, questions / Réponses, .)
- Réception des offres
- Suivi après choix
Relations avec les services correspondants externes
- Tous secteurs de la DTST dans le cadre du projet BFPE : service travaux, service exploitation-maintenance, service marché
- Direction de site
- Autres directions fonctionnelles (DAF, DHL, DRI, DDA.)
Correspondants externes :
- ATMO, AMO juridique et contractuel
- Entreprises / Fournisseurs
- Bureaux d'étude (MOE, OPC, .)
Diplômes et expérience exigés
Bac ou Bac+2 (administration, gestion et comptabilité)
Expérience souhaitée de 2 ans minimum ; Dans le secteur hospitalier apprécié.