Secrétaire d'inter us - mai 2025 - had aphp f/h

Informations générales Organisme de rattachement AP-HP Hospitalisation à domicile (HAD) Référence APHP_2025-15405 Date de début de diffusion 20/03/2025 Date de parution 13/12/2025 Localisation PARIS Nature de l'emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels Domaine / Métier Prévention, conseil et pilotage en santé - Secrétaire médicale / Secrétaire médical Intitulé du poste Secrétaire d'inter US - MAI 2025 - HAD APHP F/H Description du poste Nouveau poste en création, le secrétaire d'inter US est un poste aux missions variées. Mission générale : En tant que secrétaire inter-US, vous êtes affecté(e) au Département et exercez sur 2 US proches : - Quand il manque une secrétaire sur une des US de votre secteur, vous êtes amené(e) à vous déplacer pour assurer le secrétariat de l’Unité de Soins : missions de remplacement sur une US - Quand il y a une secrétaire sur chaque US de votre secteur, vous travaillez comme « aide inter-US» sur certaines tâches communes à l’ensemble de ces US : missions inter-US EN REMPLACEMENT SUR UNE US - Saisie, organisation, classement et mises à jour de données, informations ou documents de diverses natures (saisie et MAJ de données dans DLK, GED patient, courriers entrée/ sortie, mini dossier …). - Rédaction et mise en en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence - Gestion de la réponse téléphonique ligne interne et de la ligne patients : accueil, accompagnement et orientations des aidants et patients, identification des informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel, relance sur les questionnaires de satisfaction, relais circuit des éloges / réclamations - Gestion des infirmiers libéraux IDEL ; envoi des documents à signer lors d’un nouveau partenariat en lien avec l’idelia; génération et envoi de la feuille de mission, SAP BDC et MIGO et saisie DLK, aide à la résolution d’incidents et suivi administratif en lien avec la Cellule Libéraux - Gestion de la logistique au domicile du patient : gestion du matériel (commande, retrait ou suspension), contrôle de la facturation en lien avec la mise en place et le retrait du matériel, commandes taxi et ambulances, commandes auprès du magasin des petites fournitures bureau - Organisation des visio consultations ORTIF (prise de rdv, réservation Outlook au médecin, rappel du patient avant la visio ) - Ambassadeur informatique ou suppléant ambassadeur - Présence au staff US si reprise de la ligne téléphonique possible par renfort C1 - Interne EN MISSIONS INTER-US - Gestion de la ligne téléphonique sur les horaires de journée lors des staffs US, reprise des appels patients / aidants particuliers - Support au secrétariat d’US : sur la gestion des libéraux, sur la gestion du matériel au domicile après l’entrée patient, sur l’accompagnement patients / aidants - Relais de la gestion du matériel après l’entrée patient - Infos aux patients sur le circuit des éloges et réclamations le cas échéant, relances sur les questionnaires de satisfaction - Contribution à la réponse aux EI Particularités de la fonction : - Affectation sur le département : Mobilité sur différentes unités, proches géographiquement et définies avant la prise de poste - Formations adaptées à la fonction : logiciels institutionnels, identito-vigilance, vocabulaire médical, droit du patient, entretien téléphonique… Descriptif du profil recherché SAVOIR FAIRE REQUIS - S'exprimer en face -à- face ou par téléphone auprès d'une ou plusieurs personnes - Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau - Utiliser les outils bureautiques - Esprit de synthèse et de discernement - Sens de l'organisation et réactivité - Respect de la confidentialité et du secret professionnel Qualifications professionnelles - Qualification en secrétariat - Connaissances bureautiques indispensables WORD / EXCEL / OUTLOOK Préférable : - Connaissance de l'HAD et des logiciels HAD : DOMILINK, - Connaissance de l'AP-HP et des logiciels AP-HP appréciée : ORBIS, SAP Localisation du poste Europe, France, Île-de-France, Seine Saint-Denis (93)