RESPONSABILITÉS :
La DRIS recrute un.e gestionnaire administrative. Au sein du Pôle Doctoral de la direction, l'agent est chargé de la gestion administrative et du suivi des doctorant.e.s inscrit.e.s à l'ED 3MG et à l'Université du Mans.
Missions et activités principales
Gestion de direction de l'École doctorale 3MG :
- Diffusion des informations et des procédures aux doctorant.e.s, aux enseignants-chercheurs et aux partenaires institutionnels
- Organisation des réunions relevant de l'ED 3MG et rédaction des comptes rendus
- Organisation des jurys pour les contrats doctoraux
- Gestion courante du budget et des appels à projet
- Organisation de manifestations : soutien logistique et gestion des dépenses
- Suivi des formations : inscription, suivi et validation des participations
- Mise à jour du site web
Gestion des Écoles Doctorales de site en Sciences & Techniques :
- Gestion des opérations d'inscription et des formalités préalables, suivi de la campagne des contrats doctoraux
- Organisation administrative des soutenances de thèse et délivrance des diplômes
- Suivi de l'insertion professionnelle des docteur.e.s
Missions et activités associées
Missions transversales du Pôle Doctoral :
- Accueil, information et orientation des doctorant.e.s et des enseignants-chercheurs
- Appui à l'organisation des réunions du Pôle Doctoral
- Participation à l'organisation d'évènements
- Soutien administratif et financier
PROFIL RECHERCHÉ :
Expérience professionnelle exigée : Débutant accepté
Diplôme/ niveau d'étude exigé: Bac + 3 - Licence, licence professionnelle
Domaine: Secrétariat, gestion administrative
Connaissances théoriques et techniques (Savoirs)
- Connaissance de l'écosystème de l'enseignement supérieur et de la recherche
- Connaissance de la règlementation applicable à l'enseignement supérieur et au domaine des études doctorales
- Connaissance et utilisation de l'expression orale et des techniques d'accueil
- Langue anglaise : bon niveau
Savoir-faire opérationnels
- Maîtrise des outils bureautiques et outils de communication (internet- intranet)
- Capacité à maîtriser des applications spécifiques : APOGEE (Application pour l'organisation et la gestion des enseignements et des étudiants) AMETHIS (suivi et gestion des doctorants et des docteurs), STEP (déclaration des sujets de thèse), STAR (signalement pour le dépôt électronique des thèses).
- Réaliser des synthèses
- Rédiger des rapports ou des documents
- Concevoir des tableaux de bord
Compétences relationnelles
- Capacité à organiser son travail, à anticiper les échéances et à hiérarchiser les besoins et les priorités
- Capacité à prendre en compte les demandes et à y répondre de manière appropriée
- Rigueur
- Capacité à travailler en équipe
- Aptitudes relationnelles avec les interlocuteurs internes et externes
- Capacité d'écoute et de dialogue
- Sens de la discrétion et de la confidentialité
- Aptitude à communiquer, à assurer la diffusion de l'information aux services de l'université et aux partenaires extérieurs, et à rendre compte à la hiérarchie
- Sens relationnel
- Réactivité
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Poste ouvertaux contractuels et titulaires
Catégorie/corps: B
Type de contrat: CDD / Titulaire Durée du contrat: SI CDD - 1 an avec perspective de renouvellement
Rémunération: à partir de 2 076,20 € brut/mois (selon profil et expérience) Quotité: 100%
Poste à pourvoir: Dès que possible
Date limite de candidature : 19/05/2024
Modalité de recrutement: CV et lettre de motivation
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Nos avantages :
Possibilité jusqu'à 57,5 jours de congés annuels
Horaires variables
Participation aux abonnements de transports en commun ou forfait mobilité durable
Participation forfaitaire à la mutuelle
Experience: Débutant accepté
Qualification: Employé qualifié
Le Mans Université est un établissement pluridisciplinaire d'enseignement supérieur et de recherche implanté au Mans et à Laval.
Nous accueillons chaque année près de 13 000 étudiants, formés au sein de nos 3 facultés, 2 IUT ou de notre école d'ingénieurs, dans des domaines variés.
La Direction de la Recherche de l'Innovation, Sciences et Société (DRIS) anime la politique scientifique des unités de recherche de Le Mans Université.
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