Assistant de secteur h/f

RELATIONS HIERARCHIQUES : exerce sous la responsabilité d'un responsable de secteur.

RELATIONS FONCTIONNELLES :
Relations internes :
- le responsable de secteur et les intervenants à domicile (dont agent à domicile, employé à domicile, auxiliaire de vie sociale, etc.),
- L'ensemble des services de l'association,
- La direction.

Relations externes :
- les bénéficiaires et aidants,
- Les partenaires extérieurs (caisses de retraite, conseils départementaux, mutuelles, organismes de tutelles, dispositifs d'appui à la coordination, etc).

FINALITES
Réaliser et actualiser la planification, sous la supervision du responsable de secteur. L'assistant de secteur a aussi comme mission d'assurer le suivi des interventions tant auprès des usagers que des intervenants à domicile. En lien avec ces deux missions, il réalise différentes tâches administratives en coordination avec le responsable de secteur.

PRINCIPALES MISSIONS ET TACHES REALISEES
La mise en place et le suivi de la planification
- Elaborer et mettre à jour le planning des interventions mensuelles dans le respect du cadre légal et conventionnel,
- Traiter les aléas et les modifications de planning : les identifier, définir les priorités et gérer les absences des salariés,
- Garantir une transmission d'information auprès des usagers et des intervenants en cas de modification de planning,
- Mettre à jour le planning informatiquement,
- Signaler les difficultés de remplacement et les communiquer au responsable de secteur,
- Veiller au respect des temps de travail individuel et à la modulation du temps de travail,
- Alerter le responsable de secteur en cas de dépassement horaire du plan d'aide.

L'accueil physique et téléphonique
- Traiter les demandes des usagers et des aidants, et des intervenants à domicile,
- Transmettre au responsable de secteur les informations survenues lors de l'intervention (en cas d'incident ou de difficultés rencontrées) et/ou relatives à l'évolution du dossier (modification dans le comportement de la personne aidée ou dans son environnement),
- Le cas échéant, réaliser les permanences d'accueil de la structure en l'absence de l'hôte d'accueil (accueil physique et téléphonique)

Les tâches administratives
- Effectuer les tâches administratives courantes,
- Assurer la gestion des clés des domiciles, en lien avec l'hôte d'accueil,
- Participer aux réunions et au fonctionnement du service, de la structure,
- Planifier les visites médicales des salariés de la structure et en assurer un suivi, et enregistrer les accidents du travail, en lien avec les Ressources Humaines,
- Enregistrer les heures d'interventions du personnel d'intervention (télégestion et/ou feuillets, feuilles de déplacement et trajet),
- Mettre à jour régulièrement les dossiers informatiques des salariés,
- Assurer le suivi de stock de matériel.
Participer à la démarche qualité
Participer à la vie de la structure

PROFIL RECHERCHE
- Expérience dans le médico-social