Référence CSP: 2024-1558799
Mission principale
Sous l'autorité du responsable du Pôle des affaires générales (PAG) de l'Administration du Siège (ADS), la personne recrutée, en charge de la fonction d'hôte et gestionnaire administratif-secrétariat, devra :
Gérer les réservations des salles de réunions dans l'outil dédié
Assurer l'approvisionnement, l'entretien et le bon fonctionnement des ressources en place dans les salles de réunions
Procéder à la gestion administrative et financière au sein du Pôle (commandes, devis)
Réaliser des tâches de secrétariat classique (mails, courriers, tableaux, classement, reportings divers)
Activités principales
Gérer et valider les réservations de salles dans l'outil interne dédié
Entretenir, approvisionner et s'assurer du bon fonctionnement des machines à café à disposition
Contrôler la mise en place des ressources nécessaires à la bonne tenue des réunions
Faire le lien avec l'équipe technique en cas d'aménagements spécifiques
Réaliser et tenir à jour les affichages et informations nécessaires aux visiteurs
Etablir des commandes dans le progiciel de gestion financière selon les besoins, ou à l'appui de devis ou prix sollicités en amont
Contrôler les livraisons et en assurer la bonne réception
Suivre la bonne exécution des prestations ayant fait l'objet d'une commande
Veiller aux approvisionnements et à l'inventaire des produits et fournitures
Exécuter des tableaux de reporting, des plannings et des documents liés au fonctionnement du Pôle
Accomplir des tâches de secrétariat classique
Experience: Expérience exigée de 2 An(s)
INSERM - Siège
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