Le/la secrétaire volant(e) est placé(e) sous la responsabilité hiérarchique du responsable du SASDL et sous la responsabilité fonctionnelle du responsable de l’ESP où l’agent est ponctuellement missionné.
Il/elle effectuera des remplacements de secrétariat au sein des Espaces Sociaux de Proximité sur l’ensemble du territoire du Département et apportera son concours au secrétariat du SASDL.
MISSIONS
1. Premier accueil du public en direct ou par téléphone,
2. Recueil et première étude des demandes des usagers pour orientation et prise de rendez-vous,
3. Dactylographie de différents documents (rapports sociaux, courriers, notes, tableaux statistiques, comptes rendus de commissions),
4. Réalisation des saisies informatiques attachées au poste et mise à jour des bases de données nécessaires au fonctionnement de l’ESP,
5. Gestion du courrier départ et arrivée,
6. Organisation des différentes commissions internes (ordre du jour, invitations, compte-rendu…),
7. Rédaction des courriers, des comptes rendus des réunions auxquelles il/elle participe et prend les notes,
8. Mise à jour et suivi des dossiers et de la documentation interne,
9. Gestion matérielle des locaux (ouverture et fermeture de l’accès aux publics, réservation de salles, mise à jour des panneaux d’affichage, rendre compte au responsable des problèmes matériels pouvant se poser),
10. Suivi et gestion des fournitures et du matériel nécessaire au fonctionnement de l’ESP,
11. Mise à jour de ses connaissances et participation à la formation continue.
La limite des candidatures est fixée au 20 février 2026.
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