Secrétaire pédagogique

L’Université d'Artois est implantée sur différents points du territoire du Nord-Pas de Calais : Arras (siège), Béthune, Douai, Lens et Liévin. Elle comprend huit UFR, deux IUT, une école d'ingénieurs, un service de formation continue (FCU) et quinze centres de recherche.
Depuis sa création en 1992, l’Université d’Artois s’impose comme un acteur de promotion sociale et bénéficie d’un environnement convivial et stimulant propice aux études et à la culture.
Placée sous la tutelle du ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche, l'Université d'Artois accueille 13 000 étudiants et emploie un peu plus de 1 000 personnes. Elle est dotée d’un budget de 116 M€, dont 89 M€ de masse salariale et 7 M€ d’investissements.
L’ensemble des postes à pourvoir publiés par l’Université d’Artois est ouvert aux bénéficiaires de l’obligation d’emploi, en application des dispositions des articles L. 5212-13 et L.5212-2 du Code du Travail.


Activités principales :
Secrétariat administratif et pédagogique des Masters :
-Gérer les soutenances de mémoires et de projets de recherche
-Gérer APOGEE (paramétrage des maquettes de formation dans le domaine « structure et enseignement », saisie dans le domaine « modalités de contrôle des connaissances » et saisie de notes dans le domaine « résultat », puis impression de documents )
-Gérer ADE (saisie des emplois du temps dans l’application : paramétrage des activités à placer par groupe d’étudiants)
-Etudier les dossiers de candidatures sur la plateforme Mon master, sur Etudes en France (étudiants étrangers hors UE) et sur l’application « e candidat » (traitement avant passage en commissions pédagogiques puis saisie des avis sur la plateforme de candidature)
-Gérer les conventions de stages en France et à l’étranger (vérification des données saisies dans l’application Esup-stage avant visas et validation)
- Accueillir, accompagner et conseiller les étudiants dans les démarches administratives d’inscriptions et d’examens (classement des dossiers étudiants, étude des dossiers de validation de diplômes français et étrangers)
- Assurer le suivi pédagogique des étudiants avec l’édition, la diffusion et le regroupement d’informations diverses (recueil, saisie et édition des notes et des demandes de diplômes, procès-verbaux d’examens et de
soutenances)
- Assurer l’affichage et la transmission d’informations entre les étudiants et les enseignants
Connaissances, savoirs :
* Maîtrise des expressions orale et écrite
* Connaissance des techniques de secrétariat
* Connaissance de l’environnement bureautique (traitement de textes, tableurs)
* Utilisation des outils et des réseaux de communication (messagerie électronique)
* Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’unité de travail et de l’université
* Identification et application des procédures administratives
* Connaissances générales en Lettres et Sciences Humaines
Savoir-faire :
* Utilisation des logiciels de bureau (tels que word, excel) et des diverses applications liées à la scolarité (Apogée, Diego, Pstage, Transfert, Sacha, E Candidat, ADE, Moodle, Xbus)
* Savoir organiser et gérer les besoins de la structure
* Analyse et traitement du caractère d’urgence d’une demande
* Rédaction de courrier et de documents administratifs de base
Savoir-être :
* Dynamisme, écoute, discrétion, disponibilité
* Sens des responsabilités
* Travail en équipe
* Capacité d’adaptations aux évolutions de la structure
* Gestion de la confidentialité des informations

CDD d'un an à compter du 1er septembre 2026 - temps complet
Rémunération : 1 800 € brut (1 450 € net)