Assistant site manager (m/f/x)

Missions principales

· Assister le Site Manager dans la gestion quotidienne des activités opérationnelles et administratives.

· Participer à la coordination des interventions (maintenance, travaux, projets transverses).

· Contribuer à la planification, au suivi et au reporting des activités afin de garantir qualité, respect des délais et satisfaction client.

· Soutenir la communication interne et externe pour fluidifier les échanges entre les équipes, les clients et les partenaires.


Responsabilités


1. Support administratif & organisationnel

· Gérer l’agenda, les réunions, déplacements et dossiers du Site Manager.

· Préparer et rédiger comptes rendus, notes et documents administratifs.

· Assurer le suivi des courriers, mails, demandes d’intervention et documents contractuels.

· Veiller au respect des délais et priorités fixés.


2. Coordination des interventions

· Réceptionner et traiter les demandes d’interventions (téléphone, mail, plateformes).

· Organiser les dépannages et planifier les interventions (main-d’œuvre, matériel, sous-traitants).

· Suivre la bonne réalisation des prestations (techniciens, sous-traitants).

· Relancer les intervenants sur devis, validations et exécutions.


3. Suivi & reporting

· Mettre à jour les tableaux de bord de suivi des activités (planifications, avancement, coûts).

· Analyser les comptes rendus d’intervention et compléter les actions nécessaires.

· Préparer rapports, présentations et indicateurs destinés à la direction et au client.

· Participer au contrôle qualité et à l’amélioration des processus internes.


4. Communication & relation client

· Être le relais entre le Site Manager, les clients et les équipes techniques.

· Garantir la fluidité et la fiabilité des échanges d’informations.

· Représenter une image professionnelle auprès des partenaires externes.


5. Qualité / Sécurité / Environnement

· Appliquer les procédures internes en matière de QSE.

· Signaler à sa hiérarchie les risques, incidents ou non-conformités constatés.


Profil recherché

· Formation Bac +2/3 en gestion, assistanat ou technique (ou équivalent).

· Connaissance des métiers techniques (maintenance, électricité, HVAC, etc.).

· Excellente maîtrise des outils bureautiques (MS Office, Outlook, logiciels de GMAO).

· Bon niveau de communication écrite et orale en français et anglais (l’allemand ou autre langue est un atout).

· Rigueur, sens de l’organisation et confidentialité.

· Autonomie, réactivité et capacité à gérer les priorités.

· Esprit d’équipe et sens du service client.


Compétences clés

· Organisation et gestion du temps.

· Bonne communication et sens relationnel.

· Polyvalence et adaptabilité.

· Fiabilité et discrétion.

· Orientation résultats et satisfaction client.