Responsable administratif-ve service logistique

L’Université d'Artois est implantée sur différents points du territoire du Nord-Pas de Calais : Arras (siège), Béthune, Douai, Lens et Liévin. Elle comprend huit UFR, deux IUT, une école d'ingénieurs, un service de formation continue (FCU) et dix-sept centres de recherche.
Depuis sa création en 1992, l’Université d’Artois s’impose comme un acteur de promotion sociale et bénéficie d’un environnement convivial et stimulant propice aux études et à la culture.

Placée sous la tutelle du ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche, l'Université d'Artois accueille 13 000 étudiants et emploie un peu plus de 1 000 personnes. Elle est dotée d’un budget de 116 M€, dont 89 M€ de masse salariale et 7 M€ d’investissements.

L’ensemble des postes à pourvoir publiés par l’Université d’Artois est ouvert aux bénéficiaires de l’obligation d’emploi, en application des dispositions des articles L. 5212-13 et L.5212-2 du Code du Travail.



Sous l’autorité du Directeur du Patrimoine et de la Logistique et en qualité de Responsable administratif-ve du Service Logistique assurer le management des équipes et le pilotage de l’ensemble des missions du service : Logistique du campus d’Arras et pour certaines missions transversales l’ensemble des composantes de l’université.

Activités principales :

Manager, organiser et coordonner les activités du service logistique (10 personnes)

Coordonner les interactions entre les différents services de l'établissement

Élaborer des procédures, en contrôler l'application et faire respecter la réglementation

Élaborer et exécuter le budget du service

Contrôler et réceptionner les prestations des équipes logistique et/ou des entreprises intervenant sur le site

Gérer les marchés, les contrats, les conventions de fournitures et de prestations

Piloter des prestataires

Respecter et faire respecter la mise en application des règles et normes régissant les établissements recevant du public

Élaborer des procédures, en contrôler l’application et faire respecter la réglementation

Participer au recrutement des personnels placés sous son autorité

Appliquer et faire appliquer des dispositions pour la sécurité des personnes et des biens sur les sites et composantes

Assurer une veille sur les normes environnementales, techniques et technologiques et réglementaires et en matière de développement durable

Gérer la logistique des locaux, des bâtiments, des sites

Activités essentielles dans son domaine d’activité :

Organisation du service Logistique :

Centralisation, vérification et répartition des demandes de création de bons de commande, services faits, facturation, devis, …

Accueil physique et téléphonique, (Arras)

Gestion du courrier réception, enregistrement distribution, (Arras)

Réception, vérification et distribution des livraisons, navettes sur les composantes, transports divers, (Arras)

Gestion des achats et stocks de fournitures de bureau, de mobilier, de consommable divers, (Arras)

Gestion de la réservation des salles du site d’Arras pour l’ensemble des UFR, services et directions,

Gestion du service intérieur, organisation, préparation de réceptions, gestion et entretien du parc véhicules, (Arras)

Gestion administrative et financière des contrats et marchés liés à la Logistique (nettoyage des locaux, collecte des déchets, copieurs, affranchissement, machine à signer, etc, ...) (tous sites)

Participation au recrutement des personnels placés sous son autorité,

Suivi technique des contrats d’entretien et de maintenance propres au service, (Tous sites)

Rédaction des cahiers des charges et exécution des marchés de nettoyage des locaux et de la vitrerie, tri sélectif (Tous sites)

Préparation de dossiers relatifs aux aménagements, installations diverses et organisation d’évènements



Connaissances requises :

Méthodologie de la logistique (connaissance approfondie)

Réglementation en matière d’hygiène et de sécurité (connaissance générale)

Principe de fonctionnement des organisations (connaissance approfondie)

Commande publique, règles comptables (connaissance générale)

Objectifs et projets de l’établissement (connaissance générale)

Budget et Finances publiques (connaissance approfondie)

Méthodologie de conduite de projet



Savoir faire

Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

Expliciter les besoins et les prioriser

Savoir rendre compte

Savoir rédiger des notes, des dossiers d’analyses techniques et financières et des comptes rendus

Gérer un budget

Passer un marché et suivre son exécution

Capacités managériales

Établir des diagnostics

Gérer les situations d’urgence

Encadrer / Animer une équipe (expert)

Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles (expert)

Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité, SIFAC, GESTIMO, ADE, applications prestataires (maîtrise)

Communiquer et faire preuve de pédagogie (maîtrise)

Appliquer des règles financières (expert)

Travailler en équipe (expert)

Conduire une négociation (maîtrise)



Compétences comportementales

Sens de l’organisation

Réactivité

Autonomie / Confiance en soi

Discrétion,

Respect de la hiérarchie et des procédures internes

Environnement et contexte de travail :

La direction du Patrimoine et de la Logistique se situe à Arras, elle est composée de trois services (Patrimoine, Logistique, Imprimerie) pour un total de 29 agents.

Les missions du poste s’exercent au sein du service logistique.

Le patrimoine de l’Université d’Artois correspond à environ 110 000 m², implanté sur 7 sites et dans 5 villes (Arras, Béthune, Lens, Liévin et Douai).

Déplacements réguliers sur l’ensemble des sites avec véhicule de service (permis B exigé)

Contrat CDD d'un an - renouvellement envisageable - à pourvoir dès que possible

Rémunération brute mensuelle : 1880.50 €