Recherche assistant commercial et administrative (h/f)

FICHE DE POSTE - ASSISTANT COMMERCIAL & EXPLOITATION (H/F)

Secteur : Propreté et Services Associés

Intitulé du poste
Assistante Commerciale et Exploitation - Propreté & Services Associés

Positionnement
- Rattachement hiérarchique : Direction / Assistante d'agence
- Relations internes : équipes d'exploitation, chefs d'équipe, service RH, facturation, relances clients
- Relations externes : clients, prospects, fournisseurs, sous-traitants

Missions principales
1. Assistance commerciale
- Gestion administrative des dossiers commerciaux (devis, contrats, avenants)
- Rédaction des offres commerciales via le logiciel ERP (devis, contrats, avenants)
- Suivi des clients (création, mise à jour des fiches clients, contrats, prestations)
- Suivi des appels d'offres (dates marchés publics et privés)
- Interface entre les clients et les équipes d'exploitation (suivi mail générique)
- Suivi des signatures devis, contrats et bons de commande (tableau de suivi pour facturation)
- Réception de demandes clients et des réclamations en lien avec l'exploitation

2. Gestion de l'exploitation
- Validation des devis et contrats (enregistrement dans l'ERP)
- Planification et validation des bons d'interventions en lien avec l'exploitation/direction
- Suivi des différents tableaux de bord (ouvertures de sites, résiliations, devis, etc.)

3. Gestion administrative et facturation
- Préparation et émission des factures clients (uniquement pour les travaux ponctuels)
- Suivi des éléments variables de facturation (heures, prestations exceptionnelles)
- Relances clients et suivi des règlements
- Gestion et classement des documents contractuels
- Rédaction de courriers, comptes rendus et rapports d'activité

Compétences requises
Savoir-faire
- Bonne connaissance des outils bureautiques (Excel et Word)
- Utilisation d'outils métiers (ERP, CRM - un plus)
- Capacité à rédiger des offres commerciales
- Capacité à rédiger des courriers clients (en collaboration avec la direction)
Savoir-être
- Sens de l'organisation et gestion des priorités
- Rigueur et fiabilité
- Réactivité et adaptabilité face aux imprévus d'exploitation
- Excellent relationnel client
- Discrétion et confidentialité

Profil recherché
- Formation : Bac ou plus (Assistant de gestion, BTS SAM, BTS NDRC ou équivalent)
- Expérience : 2 à 5 ans (souhaitée mais pas obligatoire)
- Bonne connaissance des environnements multisites