Notre contexte :
IGS-RH propose une formation en ressources humaines en 5 ans à Paris, Lyon et Toulouse constituée d'un Bachelor (uniquement à Paris et Lyon), puis d'un Cycle Mastère Professionnel, qui préparent à devenir responsable ou directeur des RH. Avec + de 45 ans d'expérience, l'IGS-RH s'impose aujourd'hui comme la référence incontournable des Ressources Humaines.
Dans le cadre d'un remplacement d'une durée de 6 mois, à partir du 25/08/2025, vous rejoindrez une équipe de 6 personnes et aurez en gestion environ 150 étudiants sur deux programmes différents (Mastère et MBA).
Rattaché(e) à la Direction Pédagogique, vos missions seront les suivantes :
Gérer le suivi administratif et financier de la formation
Réaliser l'inscription et le dossier administratif des apprenants ;
Vérifier et/ou réaliser l'affectation des apprenants aux modules de formation identifiés ;
Gérer les présences et absences ;
Éditer et envoyer les convocations, résultats des examens et attestations de réussite ;
Collecter, saisir et vérifier les notes et établir des tableaux de suivi pour la diplomation ;
Contrôler et saisir les factures des intervenants.
Assurer l'organisation opérationnelle de la formation
Mettre à jour l'emploi du temps du formateur et des apprenants ;
Déclencher les commandes de badges pour les apprenants ;
Gérer les réservations de salles et l'accueil logistique d'une session de formation en présentiel et en distanciel ;
Contrôler, renseigner et mettre à jour les effectifs réels des promotions pour les emplois du temps et la gestion des salles sur l'année ;
Mettre en œuvre les sessions d'examen écrits et oraux ;
Gérer les sessions de rattrapage et de redoublements ;
Réaliser les enquêtes statistiques demandées, le cas échéant.
Participer à la promotion de la formation et à l'accompagnement de l'apprenant
Réaliser l'accueil physique et téléphonique des différents publics ;
Participer à l'organisation et le déroulé des journées de rentrée en lien avec le responsable de formation ;
Accompagner les apprenants dans les démarches administratives, disciplinaires et de financement ;
Informer et traiter les litiges et difficultés de premier niveau des apprenants (avec les entreprises, avec les formateurs et avec les autres apprenants) en lien avec les équipes pédagogiques et le directeur d'activité.
Pour vous épanouir et soutenir notre croissance, il vous faudra :
Disposer d'une expérience significative sur un poste d'assistanat /gestion administrative et financière, réalisé idéalement dans le secteur de la formation professionnelle et/ou de l'enseignement supérieur ;
Être à l'aise avec les outils bureautiques (pack office (Word, Excel, Powerpoint) et Office 365) ;
Faire preuve d'organisation, de bonne gestion des priorités, avoir un excellent sens de l'écoute ;
Posséder des connaissances de la règlementation de la formation professionnelle en vigueur serait un atout. (Insertion, alternance, formation continue, VAE.).
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