La coordinatrice est garante de la qualité des prestations assurées au domicile des personnes âgées et des personnes en situation de handicap. Vous êtes indispensable au bon fonctionnement administratif et opérationnel de l'agence et vous participez à son développement en contribuant à une bonne coordination entre les intervenants, les prescripteurs et les clients.
Missions principales
- La conception, l’organisation et la planification des prestations de services au domicile dans le respect de la convention collective, de la législation, et des règles de modulation du temps de travail.
- L'entretien du réseau de prescripteurs et la coopération avec les partenaires pour coordonner les interventions au domicile
- L’animation et la coordination d’une équipe d'intervenants à domicile.
Coordination
- Organiser les interventions : prise de RDV à domicile
- Élaborer le plan d'aide personnalisé de l'usager et organiser la prestation à domicile
- Veiller à sa mise en œuvre et résoudre les difficultés rencontrées
- Contrôler et garantir la qualité des interventions et la satisfaction des clients
- Assurer la qualité et la continuité du service et le respect des règles professionnelles et déontologiques du secteur
- Être en relation avec les familles : recueillir les réclamations
- Suivre et ajuster les prestations en fonction des bénéficiaires en perte d'autonomie
- Coordonner l'intervention des professionnels auprès des usagers et les superviser
- Prévenir les risques et contrôler le respect des normes de sécurité lors des interventions des personnels : recueillir les insatisfactions Contribuer au développement des partenariats locaux (avec les EHPAD, les médecins généralistes, les infirmières libérales, les CLIC (centres locaux d'information et de coordination), les réseaux gérontologiques, les prestataires médico-techniques, les autres services d'aide à domicile…).
Gestion du planning
- Maitriser la convention collective et les règles de planification
- Assurer la gestion des plannings en prenant en compte les besoins des bénéficiaires et les modalités de prises en charge ainsi que les contraintes de gestion du personnel
- Saisir les données des bénéficiaires et des intervenants (élaboration mensuelle du cycle de la planification)
- Modifier les plannings en fonction des absences des bénéficiaires et des intervenants.
- Editer et transmettre les plannings aux intervenants et aux bénéficiaires
- Contrôler les interventions auprès des bénéficiaires et veiller au respect des plannings,
- Mettre à jour les plannings toutes les fins du mois pour la facturation
- Être en relation téléphonique avec les bénéficiaires et aides à domicile.
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des aides à domicile et des bénéficiaires
- Participer aux activités transverses du service (classement, tableaux de bord, …)
- Suivre et Mettre à jour le tableau d'annualisation des heures et adapter le planning des salariés.
- Contrôle de la télégestion (pointage des interventions)
Gestion des ressources humaines
- Être en lien permanent avec les salariés intervenants
- Suivre et contrôler les interventions en temps réel
- Définir les besoins en recrutement des salariés intervenants : Participer au recrutement, à l'intégration et à l'évaluation du personnel intervenant au domicile des bénéficiaires.
- Choisir le bon profil des salariés en adéquation avec les besoins et le profil des bénéficiaires.
- Détecter des besoins de formation
- Organiser et anticiper les congés des intervenants
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