Référence CSP: O047251/125000759
Missions du poste :
- Apporter une aide permanente au DGS, au Maire et aux élus en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, de classement et suivi de dossiers,
- Suivre les dossiers administratifs et les gérer selon l'organisation du travail,
- Préparation et gestion des assemblées
1/ Gestion du courrier :
- Enregistrement du courrier « Arrivée » (postal et électronique) et transmission à la direction générale et dans les différents services
- Enregistrement du courrier départ,
- Transmission du courrier départ aux services postaux.
2/ Organisation des réunions :
2.1/ Bureau municipal :
- Préparer l'ordre du jour en fonction des dossiers communiqués par la direction générale,
- Saisir le compte-rendu si besoin.
2.2/ Conseil municipal :
- Préparer la convocation, l'ordre du jour, les délibérations en lien avec les services, et l'index de séance,
- Envoyer les convocations,
- Publicité site + presse + affichage,
- Collecter les documents de travail pour le Maire et la DGS,
- Prendre des notes au cours de la séance pour la rédaction du procès-verbal,
- Saisir, afficher et télétransmettre les délibérations,
- Transmettre les délibérations aux organismes et aux services concernés,
- Tenue du registre des délibérations, des annexes et des procès-verbaux,
- Mise à jour du tableau de suivi.
2.3/ Commissions :
- Récupération et transmission des documents de travail,
- Envoyer les convocations,
- Suivi des présents/réponses.
2.4/ Arrêtés municipaux :
- Prendre les arrêtés permanents,
- Télétransmission de l'ensemble des arrêtés pris par les services.
- Etablissement du recueil des actes administratifs (délibérations, décisions).
3/ Suivi administratif des marchés publics en lien avec le service comptabilité (optionnel):
- Rédaction et gestion des marchés publics,
- Classement des pièces afférentes aux marchés,
- Saisie des dossiers,
- Application de la règlementation des marchés publics.
4/ Suivi et organisation des actes de la direction :
- Classer et archiver les dossiers :
- Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers,
- Photocopier et assembler les dossiers,
- Trier, classer et archiver les documents,
- Synthétiser et présenter les informations,
- Préparer les dossiers pour les instances
- Identifier les sources de documentation.
5/ Planification et suivi :
- Gérer l'agenda de la DGS et du Maire, et prendre et organiser les rendez-vous et réunions.
- Renseigner les tableaux de suivi des activités du service,
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions,
- Utiliser les logiciels et les progiciels.
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.