Publiée le 18 juin
Mission du poste
Vos missions en quelques mots En tant que secrétaire administratif(ve) en unité ou service éducatif, vous apporterez une assistance continue au/à la responsable d’unité éducative (RUE) et au/à la directeur(rice) de service en matière d’organisation, de gestion, d’information, de communication et de suivi des dossiers. Accueil du public • Assurer l’accueil téléphonique et l’information des jeunes, de leur famille, des magistrats prescripteurs, des partenaires • Accueillir les jeunes et leur famille qui viennent à l’unité sur rendez-vous ou spontanément, ainsi que les partenaires • Renseigner l’application PARCOURS Gestion du secrétariat • Enregistrer le courrier (postal et électronique) et en assurer le suivi • Transmettre les informations aux professionnels, notamment lors de réunions institutionnelles • Créer les dossiers jeunes • Mettre en page et transmettre les documents administratifs aux services compétents et les classer aux dossiers • Organiser la documentation, la diffusion et l’archivage des documents et des dossiers de l’unité ou du service Gestion des aspects logistiques de l’unité ou du service • Editer des listes d’activité, de suivi, de décisions, de tableaux de gestion à la demande du/de la RUE • En lien avec le/la supérieur(e) hiérarchique, gérer les stocks et saisir les expressions de besoin via « CHORUS formulaire » • Alimenter l’outil local de gestion du suivi des autorisations d’engagement • Le cas échéant, tenir la sous régie sur proposition de l’autorité hiérarchique •Assurer le cas échéant le rôle Assistant Chorus DT Gestion de proximité dans différents domaines des ressources humaines Transmettre les documents à la direction interrégionale après validation par le/la directeur(rice) de service ou le/la RUE Profil recherché Compétences requises Connaissances Techniques de secrétariat Outils bureautiques Applications métiers (Parcours, Chorus) Savoir-faire Travailler en équipe Accueillir Maîtriser les délais Mettre en forme un document Archiver Savoir-être Sens des relations humaines Faire preuve de discrétion Sens de l’organisation Etre réactif Éléments de candidature Personnes à contacter tahar.aib@justice.fr
