INTITULE DU POSTE
GRADE: Adjoint administratif / Assistant(e) médico-administrative
FONCTION: Secrétaire médicale
AFFECTATION: Pôle Activités Chirurgicales et Mère et Enfant
CONDITIONS GENERALES D’EXERCICES
Coordonnatrice des secrétariats médicaux: Mme FONTAINE
Chef de Pôle: Dr LEFEBURE B
Cadre de Pôle: Mr BECASSE B
Cadre de Proximité: Mme FOULON
QUOTITE DE TEMPS: 100%
BASE HORAIRE ANNUELLE : 1568 heures (sur la base de 100% de jour) – variable selon OAT annuelle
AMPLITUDE HORAIRE : 8h30 à 17h30; présence 8h/jour dont 30 min de repas
(8h30-16h30 ou 9h30-17h30)
Repos fixe samedi – dimanche
MISSIONS GENERALES:
Assurer le fonctionnement du secrétariat de chirurgie d’urologie et viscérale. Être responsable de la gestion administrative des dossiers et contribuer à la délivrance de renseignements dans son domaine de compétences. Accueillir du public et planifier les activités.
Recueillir, tracer et archiver des documents sur demandes médicales.
MISSIONS SPECIFIQUES AU POSTE:
§ Accueil physique et téléphonique des différents intervenants externes et internes de l’établissement
§ Accueil téléphonique des consultants des différents services et prise de rendez-vous
§ Gestion logistique des dossiers patients avant et après la consultation
§ Gestion des examens complémentaires: récupération et classement des documents
§ Prise de rendez-vous de consultations spécialisées sur demande médicale
§ Traitement des courriers
§ Planification des créneaux de rendez-vous
* Prise de notes, frappe et mise en forme de documents
* Scanner et classer les documents dans les dossiers archivés
* Suivi de l’activité de consultations programmées, les rajouts et les demandes urgentes
* Participer à la logistique du service
* Encadrer des stagiaires
* Participer à des groupes de travail institutionnels
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