La personne devra idéalement :
Avoir des qualités relationnelles pour l'accueil des usagers,
Etre capable de travailler en équipe,
Avoir des qualités rédactionnelles,
Avoir la notion de service,
Etre à l'aise avec les nouvelles techniques d'information et de communication (Internet, notions de Webmaster),
Connaître le milieu de la plaisance et/ou du yachting .
Vous aurez pour missions :
L'accueil des usagers et des visiteurs à la Capitainerie,
Renseigner les usagers et les clients de passage au bureau, par téléphone ou par email,
Recueillir les demandes de poste d'amarrage et les transmettre aux Maîtres de Port, responsables de l'exploitation portuaire,
La communication digitale du port (site Internet du port, réseaux sociaux, parution et mise à jour d'information dans les guides portuaires pertinents, création et envoi de e-newsletters, etc.),
Communiquer et promouvoir auprès des usagers la politique environnementale du Port (certification Ports Propres, certification Port Propre Actif en Biodiversité, label Pavillon Bleu),
La sélection et agencement de la documentation portuaire à l'accueil du port,
La gestion des informations affichées sur les panneaux d'information du bureau du port,
Réaliser les enquêtes de satisfaction auprès des usagers,
L'émission et le suivi des contrats de location de postes d'amarrage,
La gestion de la caisse de l'accueil en collaboration avec l'Assistante de Direction (Pôle comptable et gestion),
Assister la Direction dans l'organisation et la coordination des événements ayant lieu dans le port,
La gestion des accès réservés aux différents types d'usagers du port, ainsi que la résolution des éventuels dysfonctionnements avec si nécessaire l'assistance des différents prestataires,
L'approvisionnement/achat et la gestion du matériel de bureau, bureautique, informatique et articles de papeterie,
Le suivi et l'enregistrement du courrier,
Accomplir les travaux administratifs et de secrétariat (courriers, factures, convocations aux réunions statutaires, rapports périodiques)
La mise à jour des données des plaisanciers du port et de leurs bateaux via le logiciel d'exploitation portuaire SEAPORT,
Exploiter le logiciel de contrôle des accès sur le Port (caisse, tickets et cartes d'accès),
Généralement assister la Direction dans les tâches administratives.
Les savoir-être demandés: :
Dynamique et enthousiaste
Capacité d'organisation
Polyvalence
Ponctualité
Exemplarité
Réactivité et efficacité
Amabilité
Adaptabilité
Discrétion, confidentialité
Esprit d'équipe
Esprit d'initiative
Force de proposition
Ouvert d'esprit
Capacité à gérer les situations de stress et de conflit
Responsabilité
Technicité
Sens du relationnel et de l'écoute
Honnêteté, loyauté & disponibilité
Accepte la critique
Respect de tous les usagers, sans distinction
Respect de ses collègues et de sa hiérarchie
L'Assistant d'Administration Générale est placé sous l'autorité du Directeur de la Société et ses fonctions l'obligent à travailler en étroite collaboration avec le Maître de Port Principal, le Maître de Port Adjoint et l'Assistante de Direction.
En période estivale (juin à septembre), le/la salarié(e) pourra être amené(e), en fonction de l'activité, à travailler ponctuellement certains samedis, dimanches et jours fériés, selon un planning communiqué à l'avance, dans le respect des temps de repos et avec les compensations prévues par la réglementation et la Convention Collective Nationale des Ports de Plaisance.
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