Chargé(e) de formalisation des processus et procédures

Description
AU BOULOT LABEGE recrute pour l'un de ses clients, un Chargé(e) de formalisation des processus et procédures :

1. Finalité du poste

Assurer la formalisation, la mise à jour et le déploiement des procédures afin de :

- Garantir la qualité et l'homogénéité des pratiques,
- Renforcer la traçabilité et la conformité réglementaire,
- Simplifier l'appropriation des activités par les équipes,
- Contribuer à l'amélioration continue et à l'expérience client (bénéficiaires,
entreprises, organismes de formation).

2. Missions principales

Formalisation et documentation des processus :

- Recenser, analyser et cartographier les processus existants (instruction
PTP/PAAP, relation CRM, suivi OF, partenariats entreprises),
- Rédiger et mettre à jour les procédures et modes opératoires (SOP), check-lists,
guides utilisateurs et trames types,
- Garantir la cohérence et l'accessibilité de la documentation (gestion
documentaire, versioning).

Déploiement et appropriation par les équipes

- Animer des ateliers avec les équipes pour clarifier les pratiques et définir les
points de standardisation,
- Diffuser les procédures via des supports adaptés (guides courts, tutoriels, elearning
interne, FAQ),
- Former et accompagner les collaborateurs dans l'appropriation des nouvelles
procédures.

Conformité et traçabilité

- Veiller au respect des obligations réglementaires (ANI, CPIR, financeur, audit
CGEFI/DGEFP),
- Mettre en place des outils de suivi et de contrôle (registres, check-lists, audit
interne),
- Anticiper et intégrer les évolutions réglementaires et organisationnelles

Amélioration continue et pilotage

- Suivre les indicateurs clés (délais de traitement, taux de rejets, erreurs corrigées,
satisfaction interne/externe),
- Proposer et coordonner des actions correctives et d'amélioration,
- Alimenter les tableaux de bord du Pôle performance opérationnelle pour mesurer
l'impact des procédures.

Livrables attendus

- Cartographies simples des processus (ex. BPMN, organigrammes),
- Dossier documentaire des procédures actualisées (1 à 2 pages par processus),
- Kits de déploiement (check-lists, supports de formation flash, FAQ),
- Tableaux de suivi des écarts et plan d'amélioration continue,
- Reporting trimestriel sur l'état d'avancement et les indicateurs.