Vos missions en quelques mots Accueillir, informer et orienter les prospects • Informer les prospects sur les formations (permanence téléphonique indiquée sur le site et en signature) • Participer aux évènements de promotion des cycles concernés : journées portes-ouvertes et salon (HTT avec récupération) • Réaliser une veille du site internet et faire des propositions d’amélioration Gestion des candidatures et pilotage des oraux d’admission • Valider les pièces des dossiers des candidats (diplômes d’accès, titre de séjour, projet professionnel) et classer les dossiers de candidature • Piloter les oraux d’admission (le cas échéant) • Envoyer les résultats d’admission aux candidats et transmettre la liste d’admis au chargé de Relations-Entreprises Gestion pédagogique et administrative des enseignements et des auditeurs • Saisir et gérer les inscriptions des auditeurs sur les interfaces Siscol (EPN) et Y Paréo (CFA) • Concevoir et envoyer les EDT aux auditeurs (sous la responsabilité de la coordinatrice) • S’assurer de la mise à disposition du matériel pédagogique/matériel spécifique demandé par les enseignants • Assurer le suivi des contrôles continus (calendrier, dates, impression des sujets, informer les auditeurs, suivi des notes) • Coordonner la vie des élèves : éditer les certificats de scolarité ; gérer le flux mails et téléphonique (questions, difficultés, informations, besoins spécifiques) ; accompagner les élèves (écoute des difficultés, propositions de remédiation, accompagnement vers la réussite) et les orienter vers le service adéquat : changement d’entreprise (RE), handicap (cellule handicnam), difficultés autres (responsable de service) • Assurer la gestion des présences et des absences • Saisie des CERFA sur Y Paréo et rattachement des élèves aux entreprises Suivi des enseignements et rémunérations des intervenants • En début d’année, sur l’interface SAGHE, saisir les enseignements prévisionnels • A l’issue de la session de cours, sur l’interface SAGHE, saisir les enseignements réalisés Gestion des examens et des soutenances • Gérer les soutenances de mémoires et de gestion de projet (sous la responsabilité de la coordinatrice pédagogique) • Valider les sujets de partiels (orthographe, page manquante, etc.) • Sous la responsabilité de la coordinatrice, s’assurer de la bonne mise en œuvre des examens (surveillance, copie, etc.) • Renseigner le tableau de notes et préparer le jury de diplomation (préparer les PV et les informations importantes sur les auditeurs) • Editer les relevés de notes Diplomation • Concevoir les pièces nécessaires à la diplomation (sous la responsabilité du responsable de service) • Compiler les pièces justificatives (diplôme d’accès, titre de séjour, papier d’identité) et s’assurer de leur validité • Editer les diplômes via le logiciel en vigueur (D3, Siscol, etc.) • Orienter et/ou remettre les diplômes/duplicata aux anciens diplômés • Préparer et participer à la cérémonie de remise de diplôme Profil recherché Connaissances • Connaissance du système éducatif de l’enseignement supérieur • Connaissance des dispositifs de formation (objectifs, contenus, méthodes pédagogiques et modes de validation) • Maitrise des techniques de gestion administrative et rédaction de documents • Connaissance de la recherche, de la vérification et de la classification de l’information • Connaissance de la formation en apprentissage (CFA, Cerfa) Savoir-faire • Mettre en œuvre et optimiser des procédures de gestion • Planifier des activités en tenant compte des priorités et des échéances • Réguler des dysfonctionnements • Travail en équipe Savoir-être • Etre flexible et s’adapter aux changements de l’environnement de travail • Sens de l’initiative • Etre disponible et savoir faire preuve de fiabilité • Avoir de solides aptitudes relationnelles et le sens de l’accueil Outils • Maitriser les supports/interfaces informatiques : Suite Office, SISCOL (logiciel de scolarité), Y-Paréo, SAGHE Niveau d'études minimum requis Niveau Niveau 4 Baccalauréat Localisation Localisation : 41 rue Gay Lussac 75005 Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche Flèche droite : déplacer la carte vers la droite Flèche bas : déplacer la carte vers le bas Flèche haut : déplacer la carte vers le haut Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
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