Assistante, assistant direction maire h/f - ec21053

Assistante, assistant direction maire H/F - EC21053 L'agent sera sous l'Autorité hiérarchique du Maire en lien fonctionnel avec le Cabinet
MISSIONS
- Assurer le secrétariat courant du Maire en lien avec le Cabinet et certains élus : gestion des appels,
courriers courriels, classement et archivage,
- Gestion de l'agenda et des rendez-vous du Maire : suivi des réunions, coordination des déplacements,
- Accueillir les visiteurs et interlocuteurs du Maire, en présentiel ou par téléphone,
- Préparation et installation des audiences du Maire (prise de rendez-vous, prise d'information, préparation
des dossiers, suivi des audiences),
- Organisation de réunions, de réceptions et de voyages,
- Suivi du budget du Maire en lien avec le Cabinet, contrôles des factures,
- Préparation des Voeux,
- Gestion des divers fichiers du Maire en lien avec le Cabinet,
- Mise à jour du calendrier de permanences des élus,
- Gérer la confidentialité des informations et des échanges.
Activités principales :
- Gestion du courrier et des courriels liés au Maire en lien avec le Cabinet,
- Réception des appels téléphoniques,
- Accueil des visiteurs,
- Tenue de l'agenda,
- Organisation des rendez-vous et des réunions,
- Elaboration et suivi du budget,
- Gestion des fournitures,
- Secrétariat.
COMPETENCES REQUISES
- Maîtrise de l'outil bureautique (Word, Excel, Outlook, Open Office, Internet, Ciril finances),
- Maîtrise de la syntaxe et de l'orthographe,
- Maîtrise de la prise de note,
- Connaissance en organisation et en gestion du temps,
- Connaissance de l'environnement territorial,
- Connaissance des règles budgétaires,
- Maîtrise de la communication verbale,
- Collaborer et communiquer avec le personnel, la hiérarchie, les élus, les représentants des ministères et
administrations,
- Être à l'écoute des charentonnais,
- Recevoir et orienter les appels téléphoniques,
- Rédiger des courriers,
- Savoir gérer les priorités,
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la Collectivité et désigner, le cas échéant, le bon
interlocuteur,
- Rendre compte à la hiérarchie.