Référence CSP: O003240/411001172
Au sein de la Direction Générale Adjointe Aménagement et Cadre de Vie, sous l'autorité hiérarchique de la Responsable du Pôle Ressources, l'agent réalisera les tâches de secrétariat de ce pôle.
- Tâches de bureautique : saisie du courrier de la Direction, préparation des ordres de service et des procès-verbaux de réception de travaux, fournitures et services, prestations intellectuelles des marchés publics de la Direction Générale adjointe, suivi de l'arrivée et du départ des ordres de service à l'aide d'un tableau de bord
- Classement et archivage des dossiers du Pôle Ressources
- Déplacements au service courrier
- Enregistrement et suivi du courrier ville et agglo de la DGA : enregistrement, ventilation, suivi du courrier avec indication de dates butoir pour les réponses - Transmission au Directeur Général Adjoint pour examen et après visa : répartition du courrier aux Directions concernées
- Gestion circulation des revues : saisie des sommaires sur le cloud
- Etablissement des relevés d'achat des produits ferreux de la DGA
- Référent GTT : gestion des congés du Directeur Général Adjoint, du Pôle Ressources (3 agents) et du SIG (1 agent)
- Organisation de la commission : préparation des sujets pour établir l'ordre du jour, des dossiers de la commission - saisie et diffusion du compte-rendu, relation avec le service vie des assemblées
- Saisie des délibérations et décisions sur logiciel spécifique
- Utilisation de tableaux de bord RH : planning des stagiaires, des saisonniers, des apprentis, du suivi des entretiens professionnels, des demandes de recrutements et remplacements
- Accueil téléphonique et physique
- Gestion des agendas du DGA et de la Responsable du Pôle Ressources
- Gestion du planning de la salle de réunion de la Direction Générale Adjointe
- Réservations des salles et des véhicules sur le logiciel (référent Planitech)
- Commande de fournitures de bureau
- Saisie et envoi du planning hebdomadaire des astreintes tous corps d'état
- Saisie et envoi du communiqué de presse travaux tous les quinze jours
Experience: Expérience exigée de 2 An(s)
Communes
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