Raison d'être du poste
Assister la direction de service dans ses missions et responsabilités par une organisation fiable, structurée et réactive.
Missions principales
Contribuer au fonctionnement du secrétariat en assurant le suivi du courrier via ICOURRIER (réception, enregistrement, suivi du circuit de signature), et des parapheurs ; accueillir le public (physiquement/téléphoniquement) et assurer le filtrage des communications ; orienter les appels téléphoniques liés au dispositif FSL.
Assurer linterface avec les autres assistantes de direction de service de la DPAS et organiser la continuité de lactivité du secrétariat.
Suivre lactivité de la direction de service et des chefs de bureau en assurant la gestion du planning de réunions et des agendas de la direction de service en fonction des priorités, des projets et activités du service et de la direction ; sassurer de lorganisation qualitative et logistique des réunions (de service, de direction, de direction générale, des élus, de partenariats).
Participer aux réunions de service et en rédiger le compte-rendu
Assurer le suivi de lapprovisionnement du service en fournitures diverses et relayer les expressions du besoin du service en logistique interne.
Organiser et réaliser le classement et larchivage administratif des dossiers de la direction de service (papier et numérique) par un plan de classement partagé et assurer la centralisation et la circulation des informations
Profil
Niveau détudes : Bac
Informations complémentaires
Intégrer le Département, c'est :
- être acteur·rice de son parcours professionnel et bénéficier de perspectives d'évolution
- des conditions de travail adaptées à votre rythme personnel (choix du cycle de travail, télétravail, régime de RTT souple)
- bénéficier d'un large panel d'avantages (accès à une flotte de vélos électriques, accès à des activités sportives et billetterie à tarifs avantageux...)
- travailler pour une Collectivité innovante (écoles des transitions professionnelles, accès au Kiosque, laboratoire innovation, prise en compte de la santé menstruelle des agentes ...)
Le Département est ouvert à la diversité et facilite laccueil et lintégration des personnes en situation de handicap
Pour en savoir plus retrouvez-nous sur notre page employeur:
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