Assistant administrative drom-r h/f

[56119] Centre Hospitalier de Versailles
Au titre d'assistant(e) la DROM-R, il/elle assure la gestion de l'agenda du directeur (agenda complexe avec une forte dimension territoriale) ; organise les réunions et les déplacements et assure la préparation des dossiers. En outre, il/ elle est en charge des missions suivantes :
(1) Mise en place d'une base documentaire et suivi de sa gestion :
-Traitement, circulation et archivage des documents reçus par le directeur (courriers internes et externes, courriels, notes d'information, notes de service, décisions, arrêtés et décisions, etc.) au sein de la gestion documentaire de la DROM-R ;
-Suivi des décisions de la direction et de leur mise à jour ;
-Organisation et gestion et des dossiers numériques partagés au niveau du secrétariat de la DROM-R ;
-Gestion des parapheurs en lien avec les directions fonctionnelles ;
-Rédaction et mise en forme de courriers et autres documents ;
-Suivi et ajustement de la forme des documents internes reçus (respect du papier à en-tête, etc.) en lien avec le secrétariat général et la direction générale.
(2) Appui à la coordination des instances et des réunions thématiques pilotées par la DROM-R :
-Préparation, suivi et appui à la préparation des instances médicales (CMG, CME et sous commissions) en lien avec l'agenda institutionnel du centre hospitalier de Versailles et des établissements de la direction commune, et avec le secrétariat général ;
-Préparation et suivi des trames d'ordre du jour pour les instances précitées ;
-Suivi du calendrier pour la préparation et l'envoi des ordres du jour, en lien avec le secrétariat général ;
(3) Préparation et organisation des réunions de la direction :
-Réservation, préparation et vérification des salles de réunion pour l'accueil des instances et réunions thématiques susmentionnées, préparation de supports quand nécessaire
-Rédaction, suivi et archivage des comptes rendus des instances susmentionnées
-Contribution à la préparation des événements institutionnels (journée d'accueil des internes, des étudiants en santé, etc.)
-Préparation et mise en ligne des annonces de recrutements médicaux sur le site web et les réseaux sociaux
-Suivi d'indicateurs et de tableaux internes à la direction
Missions spécifiques :
-Il/ elle assure la continuité de service pendant les congés de l'attachée de direction
-Missions ponctuelles en fonction des besoins
Description du profil recherché:
Expériences professionnelles :
-Expérience dans le métier d'assistant(e) de direction serait appréciée mais débutant(e) accepté(e)
-Connaissances du milieu hospitalier et médical en particulier appréciées
Savoir être :
-Rigueur et organisation
-Grande discrétion professionnelle et confidentialité
-Capacité d'adaptation et réactivité
-Force de proposition, esprit d'initiative ;
-Sens de l'écoute
-Loyauté
-Aisance professionnelle
Savoir faire :
-Bonne aptitude rédactionnelle et de synthèse ;
-Maitrise des outils bureautiques (notamment Word, Excel, Outlook & PowerPoint)
-S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés (pour l'accueil et réception)
-Méthode de classement et d'archivage
-Bonne gestion administrative (organisation et classement etc)
-Élaboration, adaptation et optimisation de l'agenda
-Capacité à anticiper, prioriser les besoins et les urgences, à s'adapter aux situations et aux changements, à respecter les délais ;
-Savoir planifier son travail et prioriser les tâches et les demandes
-Savoir traiter l'information : la rechercher, la recevoir, l'analyser, la synthétiser et la transmettre
Horaires : Horaires normaux
Période de la journée : Jour