Référence CSP: O093251/124001624
L'agent est chargé du secrétariat du service, de l'accueil physique et téléphonique des personnes accompagnées, des familles et des professionnels, ainsi que de la prise de rendez-vous pour le service transport.
Assurer l'accueil physique et téléphonique du public et gérer les demandes
-Accueil physique et téléphonique des personnes,
-Conseiller et orienter le public,
-Evaluer si les situations peuvent être prises en charge par le service,
-Transmettre les informations aux collègues et partenaires concernés, les renseigner,
-Prendre les rendez-vous des personnes pour les chauffeurs accompagnateurs du transport,
-Ecouter le répondeur et traiter les demandes.
Assurer la gestion administrative du service
-Créer et gérer les dossiers administratifs des personnes accompagnées,
-Effectuer les cahiers de liaisons,
-Gérer les signatures parapheur,
-Rédiger et envoyer les courriers aux personnes accompagnées,
- Gérer les stocks et passer les commandes pour le matériel des aides à domicile et auxiliaires de soins,
-Passer les commandes pour le matériel des personnes accompagnées isolées,
-Prendre des rendez-vous médicaux pour les bénéficiaires du transport si besoin,
-Mettre à jour le listing des clés des personnes accompagnées,
-Gérer les clés et les badges des locaux,
-Gérer le logiciel Deister et l'armoire à clés,
-Gérer le logiciel Domatel et les QR-codes,
-Remplir les divers tableaux de bord sur l'activité du service,
-Compléter la plateforme Résid-ESSMS de façon hebdomadaire,
-Renouveler les demandes de prises en charge, réaliser et transmettre les courriers aux médecins traitants puis à la CPAM,
-Vérifier mensuellement les factures d'essence de la flotte automobile,
-Assurer les demandes et le suivi des travaux réalisés en interne,
-Préparer les réunions de service et rédiger les comptes-rendus,
-Commander le personnel intérimaire et suivre les contrats,
-Dupliquer, en fin d'année, tous les supports nécessaires à la bonne marche du service,
-Assurer le bon déroulement des archives,
-Effectuer les astreintes téléphoniques.
Participer à l'organisation du service et aider à son amélioration
-Participer aux réunions de services,
-Participer à l'amélioration de la qualité du service rendu en apportant des suggestions,
-Développer ses capacités personnelles de travail en participant aux formations,
-Participer à l'élaboration des Procédures et des fiches techniques.
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