La mairie de Mandelieu La Napoule recrute un adjoint administratif expérimenté.
MISSIONS
Missions d'assistante de direction, gestion du secrétariat et des agendas des deux directrices de la Petite Enfance et de l'Education-Jeunesse : Assurer la fonction d'interface des deux directrices ( crèches, relais Petite Enfance, Accueils Collectifs de Mineurs, Club ados, périscolaires, écoles, délégataire restauration et partenaires).
Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers, prises de note, comptes-rendus.
Rédaction et suivi des courriers et mails
Mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions
Suivi des dossiers du bureau municipal et des commissions municipales du secteur en assurant le lien avec les différentes personnes concernées
Assurer le secrétariat des deux directions
- Gestion de l'agenda et des priorités
- Gestion des flux de documents entrants et sortant
- Organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous
- Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation powerpoint.)
- Préparation et organisation de rendez-vous et réunions.
Gestion des Représentant des Parents d'Élèves
Gestion de la tournée des travaux (crèches, écoles, centres de loisirs, réfectoires)
Gestion des EFM (logiciel de petits travaux)
Gestion et redirection de la boite mail en fonction du service concerné (degré d'importance, d'urgence), filtrer, rediriger et transmettre
Gestion mise à jour des formulaires (site - console publication - espace citoyens)
Lien avec les élus, les écoles, les communes
AUTRES MISSIONS
Référente informatique et logiciel ARPEGE CONCERTO
Coordination du pole accueil des services Petite Enfance et de l'Education-Jeunesse
COMPETENCES
- Maitrise des logiciels métiers : Concerto, Astre, Gecco, logiciel courrier MEM
- Maîtrise de logiciels bureautique : Outlook, Excel, Word
- Maitrise des règles de secrétariat, de comptabilité spécifique aux collectivités
PERMIS B EXIGE
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