Contexte et définition de poste
Le Département de la Seine-Maritime consacre plus de 425 millions d’euros à sa politique d’autonomie en faveur de personnes âgées et personnes en situation de handicap.
La direction de l’autonomie est organisée en 6 services et composée de 140 agents.
Au sein de la direction, vous travaillez en proximité avec le directeur de l’autonomie. Votre action s’inscrit également en transversalité avec les autres services de la direction de l’autonomie et en complémentarité des autres assistantes. Vous assurez également des missions d’accueil, de communication et d’information pour la direction.
Dans ce cadre,
Organisation de l’agenda
1. Vous assurez la gestion de l’agenda de la directrice et du directeur adjoint, ainsi que l’organisation et la préparation des réunions et des différents déplacements.
2. Vous préparez et contrôlez les dossiers nécessaires à la mission de la directrice et du directeur adjoint (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
3. Vous assurez en amont la préparation et le suivi des dossiers
4. Vous préparez et organisez la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).
Gestion et suivi
5. Vous assistez aux réunions et en rédigez les comptes rendus.
6. Vous apportez un soutien à la direction coordination et communication interne dans le cadre des déplacements du Président.
7. Vous rendez compte à travers des points réguliers de l’avancement de votre travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer
8. Vous rassemblez et mettez en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…)
9. Vous gérez le courrier entrant et sortant et apportez votre appui aux trois assistantes de service de la direction.
10. Vous assurez la continuité de service en cas d’absence d’un collègue.
11. Vous gérez et actualisez la documentation professionnelle et réglementaire.
Communication
12. Vous rédigez des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…).
13. Vous structurez et assurez la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de la direction).
Profil recherché
14. Cadre d'emplois des rédacteurs territoriaux ou cadre d'emplois des adjoints administratifs principaux de 1ère classe avec expérience probante dans le domaine.
15. Vous disposez d’un Bac ou Bac +2 (domaine secrétariat, assistance à la gestion des organisations) et d’une expérience confirmée sur des fonctions similaires.
16. Vous connaissez le fonctionnement et les compétences du Département.
17. Vous maitrisez les outils informatiques, le Pack Office et les logiciels SCOP et KDELIB.
18. Vous possédez de très bonnes qualités rédactionnelles et de syntaxe.
19. Vous avez un intérêt marqué pour les missions de la direction.
20. Vous êtes organisé, rigoureux, savez anticiper et appréciez le travail en équipe. Vous faites preuve de discrétion.
Avantages :
21. Télétravail possible
22. Parking sécurisé proche
23. Restauration collective à tarif avantageux
24. Idéalement situé en bord de Seine et proche de tout commerce, transport et gare
25. Travail en équipe
26. Association du personnel (contrat de + de 6 mois)
27. Association sportive
28. Parcours de formations riches et adaptés pour développer vos compétences
29. Forfait mobilités durables
30. Participation employeur au trajet domicile-travail
31. Aides à la famille (prestation jeune enfant, subvention séjours)
32. Participation à la prévoyance
33. Gratuité des parcs et musées départementaux
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