Placé(e) sous l’autorité de la Déléguée régionale et en lien avec l’Adjointe à la Déléguée, la personne recrutée aura un rôle de première interface pour les interlocuteurs de la délégation régionale. Elle aura pour missions principales : de prendre en charge le secrétariat de direction d’une part et la gestion des crédits de la Délégation d’autre part. Elle aura pour atouts une capacité à trouver des solutions, à créer du lien et à être facilitateur à divers niveaux.
Assistanat de direction
* Organiser l’agenda de la déléguée régionale et entretenir le répertoire de ses contacts.
* Traiter, filtrer, orienter les courriels, appels, demandes de rendez-vous.
* Préparer, organiser, assister si besoin aux réunions de la Déléguée Régionale en préparant et diffusant les documents nécessaires en amont et en aval.
* Organiser les déplacements de la déléguée régionale (réservation, engagement des frais, validation des missions).
* Superviser les missions de l’accueil de la Délégation régionale et en gérer les accès.
* Organiser les différents réseaux de référents et en assurer la coordination administrative auprès des services du siège et des partenaires de mixité.
Gestion administrative
* Réaliser, actualiser et suivre des bases de données et dossiers stratégiques des unités de recherche.
* Apporter un savoir-faire opérationnel pour l’établissement et la réactualisation régulière des tableaux de bords, historiques, données diverses, fiches de procédures utiles à l’ensemble des services et en assurer l’exécution et le suivi concernant le volet Direction.
Coordination et communication
* Mettre en place un calendrier de rencontres des services internes et en assurer la coordination.
* Garantir la transmission des informations entre les services internes, les unités de recherche et les partenaires externes.
* Participer aux actions de soutien à la qualité de vie au travail.
* Appuyer le référent RSE dans ses missions.
* Proposer et organiser les événements de la Délégation en lien avec les services concernés.
Gestion budgétaire
* Participer au montage du budget de fonctionnement de la délégation et en assurer le suivi (≈ 250 K€ / an).
* Prendre en charge l’ensemble des opérations d’engagement de la Délégation.
* Gérer l’ensemble des missions des agents de la DR, des invités et chercheurs isolés en lien avec le service financier.
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