Hôtesse d'accueil (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi En alternance avec la tenue du standard en Backoffice ou en même temps (en cas d’absence de votre binôme), vous assurez
la tenue de l’accueil central de la Mairie. Missions / conditions d'exercice Accueillir les usagers et identifier leur(s) demande(s),
- Renseigner les personnes et les orienter ou les accompagner vers l’interlocuteur, le service ou le lieu demandé,
- Réception des réponses aux appels d’offres et remise de récépissés de dépôt,
- Contrôler l’accès et la circulation des personnes au sein de la Mairie,
- Donner les formulaires à remplir et les listes de documents en lien avec une demande précise (inscriptions scolaires,
activités périscolaires, demande de passeport…),
- Ouverture et tri du courrier du service Accueil Population,
- Délivrance des tickets pour l’accès aux différents guichets,
- Aide ponctuelle à d’autres services pour la mise sous plis de documents,
- Traitement des demandes d’actes d’état civil (saisie dans l’application métier, édition et envoi),
- Saisie des dossiers CNI/Passeports dans l’application métier,
- Alerter la responsable en cas d’attente prolongée des usagers sans motif apparent.
MISSIONS RELATIVES À L’ACCUEIL TÉLÉPHONIQUE:
En alternance avec l’accueil physique ou en même temps (en cas d’absence de votre binôme), vous assurez la tenue du
standard de la Mairie en backoffice.
- Réceptionner les appels téléphoniques et les orienter vers les interlocuteurs demandés ou prendre des messages,
- Identifier les demandes en posant les questions pertinentes.
MISSIONS RELATIVES AUX CÉRÉMONIES ET RÉCEPTIONS :
Ponctuellement, vous pouvez être amené(e) à participer à des cérémonies et réceptions organisées par le service des
« Relations Publiques » ou par le service « Élections ».
- Accueil des participants,
- Appel au micro des personnes concernées par la remise d’une médaille, d’un document ou autres…
- Aide au service lors de certaines réceptions.
RELATIONS FONCTIONNELLES :
- Relation directe et permanente avec les usagers,
- Collègues de la direction de l’Accueil Population et de l’ensemble des autres services municipaux,
- Élus Profils recherchés QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES :
- Comprendre, identifier, recueillir des informations,
- Bonne présentation et ouverture d’esprit,
- Savoir poser les bonnes questions pour orienter au mieux,
- Rigueur, autonomie, efficacité, neutralité, devoir de confidentialité, sens aigu du service public,
- Très bonne connaissance de l’organisation de la Mairie et des missions attribuées aux différents services,
- Bonne connaissance de la ville,
- Intérêt permanent porté aux évolutions, changements et projets mis en place par la Mairie,
- Maîtrise des outils informatiques et des logiciels métiers (Arpège, standard),
- Adaptabilité lors des amplitudes de travail ponctuelles (scrutins électoraux, période des vœux)
- Assurer par roulement les permanences le samedi matin.