Chargé(e) d'accueil-assistant(e) services à la population

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Management Non Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative Grille indiciaire Descriptif de l'emploi La Commune de Ploemel recherche sa ou son chargé.e d’accueil et d’assistant Service à la population.
Ploemel est une commune rurale dynamique de 3200 habitants et bénéficie d'une situation privilégiée à proximité des villes de Lorient et Auray, et d’un cadre de vie privilégié entre campagne et littoral. Missions / conditions d'exercice *Accueil physique et téléphonique des usagers:
- Accueil de premier niveau pour orienter les usagers/partenaires vers les services;
-Recueillir, traiter et suivre les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service et de la collectivité ;

*Etat-civil:
-Accueillir et renseigner les usagers sur place ou par téléphone;
-Instruire et constituer les actes d'Etat-Civil (naissances, mariages, adoptions, décès, changement de prénom, …);
-Délivrer les livrets de famille et assurer la tenue administrative des registres d'Etat-Civil; -Délivrance d’actes pour usagers et officiers publics;
-Préparer et suivre les dossiers de mariages et baptêmes civils;
-Enregistrer les PACS;
-Contrôler l’authenticité des documents reçus (légalisation de signature, délivrance d’actes);

* Cimetière:
-Contrôler et délivrer les diverses autorisations tant au service des pompes funèbres qu’aux agents chargés de la police du cimetière;
– Attribuer ou renouveler les concessions funéraires, mise à jour permanente du fichier informatisé;
– Reprises des concessions;
-S’assurer de la conformité du règlement du cimetière à la réglementation;
-Assure la gestion du cimetière et la mise à jour des informations sur le logiciel cimetière de France;

*Elections:
-Contrôler et délivrer les diverses autorisations tant au service des pompes funèbres qu’aux agents chargés de la police du cimetière ;
– Attribuer ou renouveler les concessions funéraires, mise à jour permanente du fichier informatisé;
– Reprises des concessions;
-S’assurer de la conformité du règlement du cimetière à la réglementation;
-Assure la gestion du cimetière et la mise à jour des informations sur le logiciel cimetière de France;

Secrétariat:
-Gestion du courrier/ des courriels « arrivée » (enregistrement et scan);
-Gestion de l’agenda du Maire ;
-Assurer le recensement citoyen et effectuer la déclaration trimestrielle;
-Mettre à jour et suivre l’affichage obligatoire (panneaux d’affichage mairie);
-Organiser les dépliants des présentoirs (informations pratiques et touristiques);
-Suivi du dossier des meublés de tourisme (outil web : déclaloc) avec l’office de tourisme
-Secrétariat divers;

*Vie associative:
-Référente technique de la commission Association (préparation des commissions et suivi- 2-3 réunions par an);
-Suivre le fichier des associations avec mise à jour permanente des données;
-Traiter les demandes des associations ;
-Etablir annuellement le calendrier des manifestations des associations locales;

*Missions secondaires/occasionnelles: travail en binôme avec l'agent d'accueil en charge de l'agence postale communale et remplacement en son absence. Profils recherchés • Maîtrise de la communication orale
• Maîtrise des techniques d’expressions écrites
• Grande discrétion, confidentialité
• Notions de secrétariat et de procédure administrative
• Capacité d’organisation et de gestion du temps de travail
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
• Capacité à gérer les situations de stress et réguler les tensions
• Aptitude au travail d’équipe
• Dynamisme et courtoisie