Rattaché à au Directeur Départemental, vous l'assisterez dans ses missions quotidiennes et contribuez au fonctionnement de la direction. Vous prenez en charge le suivi des relations internes et externes ainsi que la gestion administrative, dans le respect des contraintes, délais et ressources disponibles. Dans ce cadre, vos missions seront essentiellement les suivantes : 1. Assistanat de la Direction - Assurer la gestion et la rationalisation de l'agenda du Directeur/de la Direction ainsi que du planning du service. - Organiser les déplacements professionnels (réservations, ordres de mission, notes de frais, etc.). - Organiser et préparer les réunions et événements internes et externes : envoi des convocations et ordres du jour, constitution et suivi des dossiers, rédaction et diffusion des comptes rendus, gestion de la logistique. - Participer, le cas échéant, aux réunions et en assurer le suivi administratif. - Préparer, rédiger et mettre en forme les courriers, notes, comptes rendus et documents divers. - Assurer un reporting régulier auprès de la hiérarchie. 2. Contribution au fonctionnement de la Direction - Traiter le courrier entrant et sortant et en garantir la traçabilité. - Participer au classement, à la gestion et à l'archivage des documents. - Contribuer à l'amélioration continue des outils, méthodes et procédures de travail. - Assurer la circulation fluide de l'information au sein du service et avec les autres directions. 3. Prise en charge de dossiers spécifiques - Gérer des dossiers spécifiques confiés par la Direction (tableaux de bord, suivi d'activités, élaboration de documents complexes, etc.). - Effectuer des recherches documentaires, analyser et synthétiser les informations recueillies. - Participer au suivi administratif et budgétaire du service (dépenses, bons de commande, suivi de budget). 4. Coordination et information - Assurer l'accueil physique et téléphonique de la direction : filtrer, orienter et traiter les appels et demandes. - Assurer la coordination et le suivi des dossiers transversaux entre les différentes directions et services. - Jouer un rôle d'interface entre la Direction, les collaborateurs internes et les partenaires externes.
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