Agent administratif

À propos de nous

Le Groupement Hospitalier Portes de Provence est un établissement public de santé, du GHT Drôme-Ardèche-Vercors. Il est situé à Montélimar (26) et composé de services MCO et de 3 EHPAD. De nombreuses spécialités sont en cours de développement ou de renforcement. L’établissement compte près de 2000 agents.

Montélimar se situe dans une région agréable à proximité de nombreuses zones touristiques et à égale distance des Alpes et de la Méditerranée. C'est une ville agréable, dynamique, située à 1h30 de Lyon, Montpellier, Grenoble et Marseille en Drôme Provençale (Accès autoroutier et TGV), le bassin de la population est de 50 000 habitants sur Montélimar et villes environnantes, et le bassin global sur le territoire de Montélimar est de 182 000 habitants (environ).


Mission

Fonctions d’ACCUEIL et d’ORIENTATION

- Accueil physique et téléphonique : informer, renseigner et orienter les patients, familles et personnes extérieures. Ouverture du portillon sécurisé.

- Gestion des rendez-vous avec les familles

- Gestion des RDV : pédicure, coiffeur

- Aide quotidienne aux résidents (établir chèque, explication de courrier…)



Fonctions ADMINISTRATIVES

- Etablir, en lien avec les familles et patients, les démarches administratives liées aux admissions des patients (contrat de séjour, déclaration d’impôts, demande APA, APL et Aide sociale…)

- Gérer les échanges d’information avec les organismes extérieurs (Conseil général, gestionnaire de tutelle, CAF, Mairie, Trésor public, Sécurité sociale) et avec les autres services de l’établissement

- Gestion du courrier : collecter, trier et distribuer le courrier

- Gestion des commandes de fournitures de bureau

- Travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, compte-rendu, rapports,…) tri, classement, archivage, numérisation…

- Facturation des téléphones

- Vérification des factures au retour

- Contrôle du paiement avec le Trésor Public



Fonctions d’ADMISSION et GESTION de DOSSIER

- Organiser, en lien avec le service, les admissions des résidents

- Effectuer la gestion administrative des dossiers GAM pour les résidents de l’EHPAD

- Validation des mouvements GAM (en lien avec la cellule facturation)

- Renseigner et mettre à jour les tableaux de suivi des résidents et de leurs mouvements

- Assurer le suivi des tableaux d’activité, mise à jour du logiciel AMELI

- Assurer le secrétariat du Conseil de vie sociale

- Formalités pour tous les résidents en cas de décès

Fonctions MEDICALES

- Courriers médicaux : A chaque consultation, transfert et sortie / Prise de RDV / Synthèse de séjour / PATHOS (aide ponctuelle)

- Gestion des locations de matériel

- Commandes de véhicules pour transport

- Classement des dossiers médicaux des résidents (courriers, biologie, examen, etc…)


Profil

COMPÉTENCES :

- Définir / adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire

- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures

- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone

- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau

- Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles

- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité

- Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance

- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers

- Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation, chirurgie, examens...)

- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents

- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

- Saisie des données liées à l'activité médicale (codage)

- Connaissances des bonnes pratiques pour promouvoir la bientraitance auprès de la personne âgée

- Connaissance de son cadre d’exercice légal

- Organisation, rigueur.

- Discrétion et réserve professionnelle.

- Qualités relationnelles : écoute, disponibilité, patience.

- Capacité à se remettre en question et à proposer des pistes d’amélioration si besoin.



ORGANISATION DU TRAVAIL :

- Poste prévu du lundi au vendredi sur l’horaire de : 8h00 à 16h30.

LIENS HIÉRARCHIQUES

- Directeur de pôle

- Directeur financier

- Direction des Soins

- Médecin Coordonnateur

- Cadre Supérieur de Santé du Pôle Gériatrique Hébergement

- Cadre de Santé de l’EHPAD

LIENS FONCTIONNELS

- Médecin Gériatre

- Personnel paramédical

- Responsable du service financier

- Responsable du bureau des entrées

- Responsable des secrétaires