Publiée le 15 juin
Mission du poste
Nous recherchons aujourd'hui une personne organisée, rigoureuse et autonome pour assurer le suivi administratif de l'agence et de ses opérations.
En lien direct avec les associés, vous assurez le suivi administratif, contractuel et financier de l'agence. Vous intervenez auprès de l'équipe, des clients, des entreprises, du cabinet comptable et des différents partenaires de l'agence.
Suivi administratif des projets
- Rédaction des pièces administratives des marchés de travaux (règlements de consultation, actes d'engagement, contrats, etc.)
- Établissement des certificats de paiement des entreprises, suivi des avenants et des décomptes finaux
- Suivi des procès-verbaux de réception, des réserves et des courriers liés aux chantiers
- Dépôt des dossiers de permis de construire et autres autorisations d'urbanisme
- Montage des dossiers de candidature et d'offre dans le cadre des consultations publiques et privées
Gestion et administration de l'agence
- Rédaction des contrats d'architecte et conventions de groupement de maîtrise d'œuvre
- Répartition des honoraires et suivi administratif des contrats
- Édition des notes d'honoraires, suivi des encaissements et liaison avec le cabinet comptable
- Gestion administrative des ressources humaines : transmission des éléments de paie, suivi des congés et des notes de frais
- Assistanat de l'équipe : accueil physique et téléphone, gestion des mails, achats de fournitures et suivi administratif courant
- Utilisation et administration du logiciel de gestion OOTI (suivi d'affaires, facturation, planification)
Profil recherché
- Formation supérieure Bac +3 minimum : Licence AES, Gestion PME-PMI, sciences de gestion ou équivalent
- Expérience confirmée de 3 ans minimum sur un poste administratif similaire, idéalement en agence d'architecture, bureau d'études, entreprise du bâtiment ou maîtrise d'œuvre
- Bonne maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel) et aisance avec les outils numériques
- La connaissance du logiciel OOTI constitue un plus
- Bonne compréhension des marchés de travaux, de la facturation et de la gestion contractuelle
- Capacité à travailler dans une structure à taille humaine, organisation, discrétion et esprit d'équipe.
Conditions
- Rémunération selon profil et expérience
- Mutuelle avantageuse
- Prise de poste dès que possible en présentiel
Profil recherché
Experience: 3 An(s)
Compétences: Superviser la gestion financière,Elaborer, suivre et piloter un budget,Présenter un budget,Microsoft Office (Word, Excel)
Langues: Anglais souhaité
Permis: B - Véhicule léger exigé
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités d'architecture
Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de leadership : Capacité à mobiliser une équipe/des interlocuteurs et à les entraîner dans la poursuite d'un objectif partagé.
