Dgddi (dngcd) - assistant(e) de direction h/f

Description du poste

Le poste d’assistant(e) du directeur requiert de la polyvalence, de l’adaptabilité, de la disponibilité et de l’ouverture d’esprit de la part du/de la candidat(e). Au centre du fonctionnement de la garde-côtes des douanes, il/elle doit faire preuve d’une très grande discrétion.


Il/elle a en charge, sous l’autorité du secrétaire général, les principales activités suivantes :


1. Le secrétariat du directeur de la DNGCD

• – Tenue de l’agenda et organisation de ses déplacements

• – Préparation des dossiers pour les réunions et rendez-vous programmés

• – Gestion des communications téléphoniques – Gestion du courrier du directeur et de ses adjoints

• – Mise à jour des divers plannings et calendrier de la permanence de commandement et des congés des directeurs


2. Le cabinet et les relations publiques

• – Accueil des délégations et visiteurs extérieurs pour l’équipe de direction

• – Organisation des réceptions, visites et évènements liés à la direction

• – Organisation et animation des séminaires internes


3. Soutien au fonctionnement de la DNGCD

• – Gestion des salles de réunion, des réservations des équipements de visioconférence, audioconférence

• – Distribution et collecte du courrier à signer

• – Commande et suivi des fournitures du secrétariat général

• – Gestion et mise à jour des accès aux applicatifs douaniers et aux boîtes fonctionnelles de l’état-major

• – Mise à jour des annuaires et répertoires des compétences


Au cœur du fonctionnement de la DNGCD, il/elle devra attacher une grande importance à la confidentialité des informations partagées. Il/elle s’attachera à faciliter les relations entre les différents acteurs et à rendre fluide les échanges. Il/elle porte l’image de la direction dont il/elle est bien souvent le principal point d’entrée.

Le collaborateur/la collaboratrice retenue pourra s’épanouir dans une équipe de travail resserrée au cœur de responsabilités très variées et dynamisantes.

Conditions d'exercice particulières

Possibilité de tâches occasionnelles au-delà de celles décrites ci-dessus (ex: accueil de personnalités à la gare)

Dépassements horaires ponctuellement en cas de manifestations

Permis B souhaitable

Description du profil recherché

Savoir faire preuve de discrétion

Expériences sur le même type de poste exigée

Capacité d'adaptation

Temps Plein

Oui

Compétences candidat

Compétences

1. CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
2. SAVOIR-FAIRE - Accueillir une personne, un groupe, du public
3. SAVOIR-ÊTRE - Être rigoureux
4. SAVOIR-ÊTRE - Faculté d'adaptation
5. SAVOIR-ÊTRE - Faire preuve de discrétion
6. SAVOIR-ÊTRE - Réactivité

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 4 Baccalauréat

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé