Chargé(e) de relations aux associations

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Le service Associations, Ressources et Moyens compte plusieurs champs d’intervention et se décompose en 3 pôles :
- Accueil du public et pilotage de la gestion administrative de la Direction
- Relations aux Associations
- Prestations matériels Missions / conditions d'exercice Sous la responsabilité de la Cheffe de Service l’agent(e) est chargée de relations aux associations

Gestion des locaux communaux
Instruire et suivre l’octroi des attributions récurrentes ou permanentes de locaux : collecter et organiser les éléments permettant la prise de décision
Mettre en place le conventionnement de mise à disposition de locaux récurrentes
Établir des tableaux de bord
Assurer la gestion et le suivi des conventions de mise à disposition des locaux
Participer à la mise en place du process des valorisations des avantages en nature (prêt de salles, matériels, ….)
Mettre à jour sur l’outil GMA les différentes étapes d’instruction des demandes et d’octroi de locaux
Être l’interface avec l’assistante administrative en charge des occupations des équipements sportifs/Loisirs
Être le relais transversal d’information du secteur avec divers services de la ville (techniques, service référent
Accompagner les associations dans leur demande de locaux
Accompagner et soutenir l’agent en charge de la gestion de mise à disposition de locaux ponctuels
Participer à la mise en place du process des valorisations des avantages en nature liées au prêt de locaux

Gestion administrative
Préparer, élaborer, rédiger et suivre les actes administratifs liés au secteur (mise à disposition de locaux permanents, récurrents….)
Élaborer et suivre les conventions de mise à disposition de locaux
Réaliser des tableaux de bord
Assurer une veille réglementaire liée au secteur
Élaborer des courriers, courriels, notes, supports divers (Powerpoint) liés au secteur
Suppléer les chargés de relations aux associations référents finances/subventions et gestion des manifestations

Gestion diverses/dossiers spécifiques
Participer à l’organisation d’évènements associatifs (forum des associations, des pratiques sportives…)
Participer à l’organisation des rencontres associatives
Participer à la simplification de l’utilisation du portail associatif par les associations
Être le lien avec le service communication pour les mises à jour sur le site de la Ville (annuaire des associations, …)
Participer à la mise à jour de l’annuaire papier des clubs sportifs
Participer au développement de l’accompagnement aux associations (création, document financier, formation…)
Participer à la mise en œuvre d’un process recensant les actions du tissu associatif sur le territoire
Être force de proposition pour fluidifier la relation des services de la ville avec les associations

Administration du progiciel métier GMA
Paramétrer, former, accompagner les utilisateurs
Veiller à la mise à jour régulière de la base de données associatives
Organiser le classement de chaque fiche associative et son archivage
Participation à la vie du service
Participer à des réunions
Participer à la réunion d’équipe
Rédiger des comptes rendus
Participer à l’élaboration du bilan annuel d’activités du service
Participer à la mise en œuvre du process archivage de la Direction Profils recherchés Connaissances
Dispositifs particuliers du secteur d'intervention,
Règlements intérieurs - procédures du service et des services partenaires
Vocabulaire professionnel du service
Droits et obligations des usagers - Caractéristiques des publics
Gestion des situations de stress et de régulation des tensions
Comptabilité publique, budget : bonne connaissance

Savoir faire
Appliquer les techniques d’accueil physique et ou téléphonique
Utiliser une suite bureautique dans ses fonctions de avancées : saisie, mise en forme...
Utiliser des logiciels et des progiciels “métiers” : GMA, WEB DELIB, CIRIL- Utiliser des sites « ressources »
Utiliser les techniques d'expression écrite : collecter, synthétiser, rédiger des informations, notes,
Appliquer les techniques de secrétariat, prise de notes, mise en forme, saisie, classement, archivage d’organisation/gestion du temps et des priorités.
Appliquer les procédures du service et des services internes des partenaires,
Appliquer les procédures de rédaction des actes administratifs
Appliquer les règles de HSST et de sécurité en direction des usagers.

Qualités
Sens de l’accueil, bonne présentation et communication
Discrétion
Capacité à raisonner dans la globalité
Rigueur
Qualités relationnelles / capacité à comprendre l'autre et à convaincre
Adaptabilité
Qualités rédactionnelles
Polyvalence
Sens du travail en équipe
Sens de l'organisation – capacité à identifier les urgences
Être force de proposition
Autonomie
Curiosité professionnelle

Conditions
Conditions d'exercice
• Horaires de bureau
• Travail en transversalité/mutualisation de services possible
• Organisation des congés permettant d'assurer la continuité du service
Conditions de rémunération
• Traitement de base aux conditions de la Fonction Publique Territoriale (FPT)
• Régime indemnitaire tenant compte des fonctions
Conditions d'exercice particulières
• Diplômes obligatoires