Assistant administratif h/f

RESPONSABILITÉS :

Environnement et missions principales :
La Direction du Numérique est composée de 5 pôles techniques (Métiers, Infrastructure, Support, Pédagogie Numérique, Audiovisuel et Multimédia), d'une cellule de pilotage de projets, d'une cellule Sécurité des Systèmes d'Information et d'un Pôle Pilotage et Appui aux Activités (PP2A). La direction regroupe deux sous-directions (la sous-direction informatique et systèmes d'informations et la sous-direction TICE et Audiovisuel). La DNUM contribue à l'élaboration et à la déclinaison opérationnelle de la stratégie numérique de l'établissement, son effectif est de 77 personnes.
Le PP2A a un effectif de 4 agents et 1 responsable de Pôle. Ses activités s'articulent autour de deux axes principaux : l'appui aux activités du numérique et le pilotage.
L'assistant H/F du PP2A aura en charge :
- La gestion (animation et suivi) du portefeuille de projets de la DNUM ;
- L'accueil physique, téléphonique et numérique des usagers et des agents de la DNUM ;
- Les tâches administratives (courrier, inventaires, suivi RH (missions, congés, demande télétravail, arrêts,, conventions de stage, etc.), mise à jour de la documentation / procédures, archivage,
impressions, accueil, etc.) ;
- Le suivi financier de la Direction du Numérique (gestion des commandes et services faits, suivi des dépenses/recettes, suivi des marchés, suivi et mise en forme du budget, etc.) ;
- L'accompagnement des composantes ou services de l'Université dans l'élaboration de devis des matériels informatique et/ou logiciels ;
- L'information sur les procédures SAV des matériels dans le cadre des achats sur marchés ;
- L'enregistrement des demandes de licences Adobe en effectuant les demandes de devis, en suivant les commandes et en les attribuant aux utilisateurs finaux pour l'ensemble de l'université ;
- L'établissement des devis pour de diverses prestations internes audiovisuelles ;
- Le suivi des fiches inventaires des équipements, informatiques, réseaux et audiovisuelles et de pédagogie
numérique ;
- La mise à jour des supports de communication de la DNUM (intranet, etc.) et la diffusion de l'information
au sein de la direction ;
- La rédaction, le suivi et la mise à jour des procédures relatives au PP2A ou à la DNUM.

PROFIL RECHERCHÉ :

Compétences professionnelles :
-Travailler en équipe ;
- Disposer d'une bonne organisation ;
- Appliquer les procédures
- Maîtrise des règles des marchés publics ;
- Maîtrise des règles de gestion budgétaire et comptable ;
- Maitrise du logiciel de gestion des congés ;