1. POSTE
En lien direct avec le Directeur de l'Organisme de formation, le-la titulaire du poste structure, organise et pilote le secrétariat de cette direction. Il-Elle travaillera en étroite collaboration avec l'équipe de direction de manière transversale.
Classification :
- Statut: Cadre
- Groupe: G
- Indice: 380 (CCN ECLAT)
Il est à pourvoir à temps plein dans le d'un contrat à durée indéterminé.
Les Ceméa sont des associations «handi-accueillantes», l'ensemble des candidatures sont les bienvenues et des aménagements de poste peuvent être envisagés.
2. MISSIONS
- Assister le directeur dans la gestion de ses rendez-vous internes et externes.
- Assurer le secrétariat de direction et suivre l'ensemble des dossiers gérés par la direction.
- Organiser et suivre les différentes instances de la direction (bureaux, assemblées générales, conseils d'administration, CSE, CTP, réunions de direction, etc).
- Réaliser, structurer et organiser les procédures.
- Administrer et gérer le cloud (Nextcloud) de la direction et l'arborescence.
- Assister l'équipe de direction.
- Planifier, organiser et suivre les évènements de l'association
- Accompagner et encadrer une équipe administrative pluridisciplinaire
3. COMPETENCES REQUISES
- Posséder de réelles aptitudes organisationnelles (anticipation et priorisation)
- Avoir une grande aisance rédactionnelle pour les courriers, documents, rapports et compte-rendu divers.
- Maîtriser parfaitement l'outil informatique
- Savoir faire preuve de rigueur, de discrétion et de confidentialité
- Être doté-e d'une grande aisance relationnelle
- Être capable de travailler en équipe
- Savoir faire preuve d'autonomie
- Savoir encadrer, accompagner une équipe et contrôler l'exécution du travail
- Etre capable de travailler de façon autonome et de garantir le respect des procédures.
- Etre capable de travailler avec des interlocuteur.rices.s institutionnel.le.s et différent.e.s partenaires
- Etre force de proposition pour améliorer la qualité du traitement global
4. PROFIL
- Être titulaire d'un diplôme de niveau 5 (type BTS assistant.e de direction ou assistant.e manager) au minimum ;
- Justifier d'une expérience de 2 ans sur un poste similaire ;
- Posséder de bonnes capacités rédactionnelles ;
- Posséder de réelles aptitudes organisationnelles ;
- Maîtriser parfaitement l'outil informatique ;
- Être rigoureux-se et organisé-e ;
- Être capable de travailler en équipe ;
- Être capable de travailler de façon autonome et de garantir le respect des procédures ;
- Être capable de travailler avec des interlocuteur.rices.s institutionnel.le.s et différent.e.s partenaires.
- Savoir faire preuve de discrétion et de confidentialité.
Experience: 2 An(s)
Qualification: Cadre
Secteur d'activité: Formation continue d'adultes
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
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