Assistant(e) de direction f/h

Informations générales Organisme de rattachement Hôpital Avicenne Référence APHP_2025-18063 Date de début de diffusion 07/10/2025 Date de parution 30/01/2026 Nature de l'emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels Domaine / Métier Prévention, conseil et pilotage en santé - Secrétaire médicale / Secrétaire médical Intitulé du poste Assistant(e) de direction F/H Description du poste Missions générales sur la direction qualité, gestion des risques et expérience patient L’assistant de la direction organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction. Missions principales : Appui à la fluidité du fonctionnement de la Direction Accueil téléphonique et prise de rendez-vous des directions Accueil physique des usagers et du personnel Gestion des agendas et organisation des réunions et des instances qualité (CSTH, COVIRIS, CASQ, CGEI RU etc.) Saisie et mise en forme de documents Archivage de documents dans le réseau qualité (éléments de preuve) Saisie des plannings dans le logiciel de gestion du temps de travail (Gestime) Tri du courrier Commandes de fournitures (logiciel NSI) Plan d’équipement Assurer le suivi technique et le traitement des dossiers spécifiques de la direction de la qualité Contribuer à l’organisation et à la coordination des projets de la Direction Contribuer à la gestion des SSE (actualisation espace teams cyber résilience, organisation cellule de crise etc.) Contribuer à l’organisation et à la logistique de la visite de certification du GHU et des visites à blanc Contribuer au bon fonctionnement des instances et des groupes liés à la qualité / gestion des risques (convocations, reprographie, diffusion, prise de note) Réaliser l’interface avec les directions support pour le compte des directeurs (support informatique, services techniques, etc.) Missions générales sur la direction des opérations, du parcours patient et des relations Ville-Hôpital L’assistant de direction organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure. Missions quotidiennes : Gestion des agendas et organisations des réunions Optimisation des agendas Saisie des plannings dans le logiciel de gestion du temps de travail (Gestime) Accueil téléphonique et prise de rendez-vous des directions Accueil physique des usagers et personnels Prise de notes Saisie et mise en forme de documents Tri du courrier Classement Assurer les commandes de fournitures (logiciel NSI) Assurer le suivi technique et le traitement de dossiers spécifiques de la direction Contribuer à l’organisation et à la coordination des projets de la direction (PFE, NJVR…) : création d’un outil de suivi des projets, gestion quotidienne de l’outil en lien avec le Directeur des opérations ou son adjoint Contribuer au bon fonctionnement des instances et des groupes liés à la direction des opérations en apportant un soutien dans leur organisation et suivi (convocations, reprographie, diffusion, prise de note et compte rendu). Réaliser l’interface avec les directions supports pour le compte des directeurs (SMAX support informatique, SAPHIR services techniques, etc.) Mettre à jour semestriellement l’annuaire des partenaires Assurer le suivi de l’annuaire des partenaires de Ville-Hôpital Descriptif du profil recherché Savoir-faire requis *Utiliser les outils bureautiques *Filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques *Savoir accueillir les usagers, professionnels… *Renseigner les interlocuteurs *S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés *Préparer et organiser des réunions *Travailler en équipe *Organiser et prioriser les activités de secrétariat *Traiter l'information (collecter, mettre à jour) et définir un plan de classement *Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes…) *Organiser les plannings *Réaliser la gestion administrative du courrier *Rédiger des documents internes et les proposer au Directeur pour validation *Organiser des déplacements professionnels conformément aux procédures internes Connaissances associées *Outils bureautiques et normes rédactionnelles *Gestions administratives *Méthodes de classement et d'archivage *Modalités d'accueil *Techniques de prise de notes *Techniques de numérisation *Utilisation d'outils collaboratifs (plannings partagés, conférences téléphoniques) Qualités requises *Sens de l'organisation, rigueur *Capacités relationnelles et de communication *Aptitude à travailler en équipe *Capacité d'anticipation *Capacité d'adaptation *Disponibilité *Respect de la confidentialité *Esprit d'initiative Prérequis souhaités *Bonne connaissance de l'outil informatique et des logiciels de bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Internet, Intranet) *Connaissance de l'organisation et de la gestion hospitalière *Une expérience de travail en équipe de secrétariat est souhaitée *Une expérience en secrétariat de direction est souhaitée Localisation du poste Europe, France, Île-de-France, Seine Saint-Denis (93)