Agent en charge de l'accueil et de l'assistance administrative - pays de gex agglo

Vos missions en quelques mots La communauté d’agglomération du Pays de Gex est située au sein de l’agglomération transfrontalière du Grand Genève, qui regroupe près de 1 million d’habitants, 450 000 emplois et 40 000 entreprises. Situé sur la rive droite du lac Léman, le Pays de Gex bénéficie de la proximité immédiate de plusieurs équipements structurants de l’économie du Grand Genève dont l’aéroport International de Genève, le CERN (un des plus grands laboratoires de recherche fondamentale du monde) et le quartier des organisations internationales. Le Pays de Gex compte 3 820 entreprises actives sur son territoire, essentiellement issues de l’économie présentielle ainsi que des activités commerciales, de services et de l’artisanat. La communauté d’agglomération du Pays de Gex est située au sein de l’agglomération transfrontalière du Grand Genève, qui regroupe près de 1 million d’habitants, 450 000 emplois et 40 000 entreprises. Situé sur la rive droite du lac Léman, le Pays de Gex bénéficie de la proximité immédiate de plusieurs équipements structurants de l’économie du Grand Genève dont l’aéroport International de Genève, le CERN (un des plus grands laboratoires de recherche fondamentale du monde) et le quartier des organisations internationales. Le Pays de Gex compte 3 820 entreprises actives sur son territoire, essentiellement issues de l’économie présentielle ainsi que des activités commerciales, de services et de l’artisanat. - Assurer l’accueil téléphonique et physique de Pays de Gex Entreprises et renseigner les interlocuteurs sur l’organisation et les missions du service économie - Gérer le courrier et la liaison avec le siège à Gex - Renseigner les prospects, les chefs d’entreprises et les partenaires puis les orienter vers le service ou les interlocuteurs et partenaires compétents - Gérer les réservations des salles de réunions et de formation de Pays Gex Entreprises - Gérer et mettre à jour des bases de données dédiées aux entreprises, notamment le logiciel métier - Apporter une aide logistique dans l’organisation des événements de Pays de Gex Entreprises - Apporter une assistance à la direction en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, de classement et de suivi de dossiers - Renseigner des tableaux de suivi des activités, notamment sur les flux du pôle économie - Réaliser, mettre en forme et diffuser des travaux de bureautique (notes, courriers, ordres du jour, comptes rendus, présentation Powerpoint…) - Mettre en forme des projets de délibérations, les décisions, les arrêtés, les enregistrer et les diffuser - Remplacer ponctuellement l’autre assistante du pôle économie Profil recherché - Formation et expérience requises dans le domaine de l’accueil et du secrétariat - Expérience d’au moins un an dans une collectivité territoriale vivement souhaitée - Maîtriser parfaitement les règles de l’expression écrite (orthographe, syntaxe, grammaire) - Maîtriser les logiciels de bureautique (Word avancé, Excel, gestion d’agendas électroniques) - Maîtriser l’anglais (niveau B1 minimum) - Avoir une grande aisance avec l’outil informatique, maîtriser le fonctionnement d’un standard téléphonique - Savoir traiter les dossiers dans des délais restreints et prioriser les tâches à effectuer - Faire preuve d’organisation, de rigueur, de réactivité - Être parfaitement autonome, polyvalent, avoir le sens de l’adaptation, du relationnel, du travail en équipe - Savoir communiquer avec le public - Respecter les obligations de neutralité et de discrétion professionnelle