Gestionnaire administratif(tive) en charge des déplacements professionnels (f/h)

Environnement et contexte de travail

Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

Structure d'accueil

L’École Pratique des Hautes Études (EPHE) est un grand établissement d’enseignement supérieur et de recherche, établissement-composante de l’Université Paris Sciences et Lettres (PSL), et membre fondateur du Campus Condorcet. L’EPHE est implantée sur plusieurs sites en France métropolitaine et en Polynésie française. Elle est composée de 3 sections (sciences historiques et philologiques, sciences religieuses et sciences de la vie et de la terre), de quatre instituts et d’une école doctorale, de services centraux et de 44 laboratoires (unités et équipes d’accueil) répartis sur l’ensemble du territoire national et en outre-mer.

Dans 5 ans, le siège de l’Ephe sera situé au Campus Condorcet (métro Front Populaire).

Le/la gestionnaire administratif(tive) est affectée à la cellule voyages et est placé(e) sous l’autorité directe du Directeur financier. Il/elle travaille en étroite collaboration avec l’ensemble de la direction.

Missions

Activités principales

Réalisées en binôme, les missions du/de la gestionnaire en charge des déplacements professionnels, effectués dans le cadre du marché en place, consisteront, en étroite collaboration avec le pôle missions et le pôle achat-dépenses de la DAF, à organiser, opérer et suivre l’organisation des déplacements professionnels des membres du personnel et invités de l’École Pratique des Hautes Études.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Le/la gestionnaire aura pour principales tâches :

- Assistance à tout le personnel et étudiants EPHE dans l’organisation des déplacements professionnels (y compris la formation des gestionnaires et des enseignants-chercheurs qui font les réservations indépendamment de notre service),

- Gestion de la plate-forme de réservation (créer/modifier les profils, vérifier et accorder les droits…),

- Réservations de tous les billets pour certaines entités (Présidence, Ecole Doctorale, Formation continue), On-line et Off-line,

- Gestion des réservations complexes et réservations de groupe,

- Gestion des problèmes techniques, des erreurs et du contrôle qualité du service,

- Être l’interlocuteur/trice du prestataire fournisseur de la plate-forme de gestion des voyages et de ses sous-traitants.

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

Savoirs :

- bonnes capacités rédactionnelles

- connaissance des outils informatiques

Savoirs-faire :

- maîtrise du pack office

Savoirs-être :

- dynamisme,

- esprit d’initiative,

- capacités organisationnelles,

- aptitudes au travail en équipe.

FORMATIONS ET EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE SOUHAITABLES :

Une expérience professionnelle de même nature dans un établissement public est souhaitable

Poste ouvert aux contractuels de catégorie B