Nous sommes une agence d'architecture à taille humaine, basée à Biarritz et nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) ayant un diplôme de niveau bac+2 spécialité assistanat et gestion.
VOS COMPETENCES :
Savoir-faire :
- Logiciels : Maîtrise Excel, Word, Outlook, Photoshop apprécié
- Langues : Maîtrise orale et écrite du français, Notions d'anglais
- Connaissances du vocabulaire du bâtiment/copropriété
Savoir-être :
- Gestion des priorités
- Détermination
- Organisation
- Prise d'initiative
- Bon relationnel
- Autonomie
- Esprit de synthèse
- Concentration
- Dynamisme
- Intérêt pour les chiffres
VOS PRINCIPALES ACTIVITES (liste non exhaustive) :
SECRETARIAT COURANT :
- Accueil téléphonique/physique et prise de messages
- Distribution et envoi du courrier
- Traitement des mails
- Saisie, correction et mise en page de documents
- Création de documents types
- Classement/archivage des documents administratifs
- Préparation des déplacements du gérant/collaborateurs
- Suivi des abonnements (magazines, mobiles, télépéage...)
- Gestion de nos plateformes de communication : site, Instagram, Linkedin
- Mise à jour des documents légaux en ligne
GESTION :
- Suivi de la déclaration annuelle des chantiers
- Dépôt des chèques en banque
- Gestion des fournitures et commandes
- Gestion de la téléphonie, copieur, ménage, clés, alarmes...
- Gestion des dysfonctionnements informatiques/téléphoniques
- Règlement des factures fournisseurs / sous-traitants
- Collecte de documents légaux sous-traitants (Urssaf, Kbis, RIB, assurances)
- Facturation des loyers locataires
- Recherche de nouveaux locataires
- Suivi des sinistres
- Analyse des dépenses annuelles
RESSOURCES HUMAINES :
- Suivi des dossiers salariés (médecine du travail, infos paie, mutuelle)
- Tickets restaurant
- Suivi des congés / arrêts maladie
- Organisation des formations professionnelles
- Suivi des conventions de stage
EN COLLABORATION avec le comptable et le gérant :
- Vérification et classement des pièces à comptabiliser
- Envoi des infos paie
- Envoi des documents pour déclaration des taxes et du bilan annuel
SUIVI DES AFFAIRES :
- Préparation des documents administratifs relatifs aux chantiers (OS, PV, marchés etc)
- Vérification de l'avancement de la facturation des honoraires
- Etablissement de propositions et notes d'honoraires
- Suivi des règlements des honoraires et éventuelles relances
- Suivi régulier des heures réalisées par les collaborateurs et comparatif avec les honoraires
- Suivi des tableaux de chantier
- Gestion des appels d'offres
Fourchette salariale : à définir selon profil
Merci de nous transmettre votre candidature à contact@architecte-delettre.com avec pour objet « candidature au poste de d'assistant administratif »
Experience: 2 An(s)
Compétences: Techniques de communication orales, écrites et numériques,Réaliser la gestion administrative du personnel,Classer des documents,Imprimer des documents techniques,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils bureautiques,Établir, mettre à jour un dossier, une base de données
Langues: Anglais souhaité
Permis: B - Véhicule léger souhaité
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Activités d'architecture
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
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