Assistante de gestion administrative groupement nord

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Management Non Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative Traitement indiciaire + régime indemnitaire GC2 Descriptif de l'emploi L’agent/agente apporte son soutien au médecin et aux infirmiers du groupement en termes d'organisation et de gestion
administrative dans le cadre de la médecine d'aptitude. Elle/il recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement
du groupement et assure la transversalité avec les autres structures. Missions / conditions d'exercice 1 - Secrétariat
Assurer l'accueil physique et téléphonique
Gérer les agendas de l'équipe
Assurer l'organisation logistique des réunions (réservation des salles, convocations, préparation des documents...)
Concevoir et rédiger des supports de communication interne (rapport, compte-rendu, note...)
Archiver les dossiers et documents selon le processus d'archivage défini par le SDIS
Coordonner la gestion administrative du courrier

2- Gestion et coordination médico-administrative
Identifier et recenser des besoins dans le cadre des consultations médicales obligatoires
Organiser les rendez-vous des visites médicales d'incorporation, annuelles et de reprise pour les sapeurs -pompiers (planification, convocations)
Préparer et tenir à jour les dossiers médicaux (collecter les données médicales, comptes-rendus, saisie MEDISAP...) et garantir la traçabilitéd es pièces administratives
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Maîtriser le logiciel métier MEDISAP et accompagner les utilisateurs
Participer à l'élaboration et au suivi des outils de gestion nécessaires au suivi des activités du groupement
Agréger les informations nécessaires à la tenue des tableaux de bord et des tableaux de suivi

3 - Collaboration au fonctionnement et au développement du groupement
Intégrer les priorités du groupement dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat et de gestion administrative
Etre force de proposition en matière d'amélioration du service rendu
Assurer un reporting régulier auprès du supérieur hiérarchique et faire remonter les dysfonctionnements
Garantir la continuité de service Profils recherchés - Expérience dans une fonction d’assistant(e) administrative fortement appréciée ;
- Compréhension du fonctionnement des SDIS appréciée ;
- Utilisation du pack office niveau opérationnel attendu ;
- Capacité à formuler des propositions pour faire avancer les problématiques ;