Assistant entreprise h/f

Dans un monde en évolution permanente, VINCI Energies accélère la transition environnementale en concrétisant deux mutations majeures, numérique et énergétique. Ses équipes déploient des technologies et des solutions multitechniques sur mesure, de la conception à la réalisation, l'exploitation et la maintenance. Ancrées dans leurs territoires, agiles et innovantes, ses plus 2 100 entreprises sont au coeur des choix énergétiques de leurs clients, de leurs infrastructures et de leurs process pour les rendre chaque jour plus fiables, plus efficients et plus durables. VINCI Energies vise une performance globale, attentive à la planète, utile aux hommes et solidaire des populations.
Qui sommes-nous ? Le périmètre VINCI Energies France Tertiaire IDF, pôle de VINCI Energies, est l'un des leaders des métiers des corps d'état techniques du bâtiment, sur le marché du tertiaire parisien. A travers les 50 entreprises qui lui sont rattachées, il déploie son activité relevant du génie électrique et climatique, dans tous types de bâtiments tertiaires.
Omnidec, société de VINCI Energies, est spécialisée dans l'aménagement de bureaux, et est le partenaire incontournable des entreprises sur les travaux de cloisonnement, de plafonds suspendus, de planchers surélevés, d'acoustique ou encore de second oeuvre. Avec un chiffre d'affaires de 11M€ et une équipe de plus de 30 collaborateurs, Omnidec est une structure à taille humaine, agile et ancrée dans son territoire. Sur nos chantiers, chaque jour est différent : organisation, coordination, défi et esprit d'équipe seront votre quotidien !
Votre rôle Véritable support des équipes, vous assurez le bon fonctionnement administratif de l'entreprise et contribuez au suivi des activités au quotidien.
Vos missions Rattaché au Chef d'entreprise, vos principales missions seront les suivantes :
- Vous prenez en charge l'accueil téléphonique et la gestion des demandes courantes, tout en assurant le suivi des agendas et des communications.
- Vous rédigez, mettez en forme et transmettez les documents administratifs nécessaires à l'activité.
- Vous gérez et mettez à jour les dossiers fournisseurs et sous-traitants, en veillant à la conformité des documents réglementaires.
- Vous participez à la préparation des appels d'offres et à la constitution des dossiers.
- Vous assurez également le suivi de la facturation clients, en vérifiant les éléments en amont et en accompagnant les équipes dans le processus de validation.
- Vous contribuez au suivi contractuel et à la mise à jour des tableaux de bord d'activité.
- Au quotidien, vous gérez les aspects logistiques (fournitures, colis, équipements) et participez à la vie de l'entreprise, notamment via des actions de communication interne et l'organisation d'événements.