Assistant de direction h/f

À propos de nous

Agissant au service du développement et la production des grandes activités travaux, énergie et concessions du Groupe, les directions transverses du groupe Eiffage regroupent les Achats, l'Audit, la Communication, le Développement durable et l'Innovation transverse, la Finance, les Moyens généraux, les Ressources humaines. Elles regroupent aussi lesSystèmes d'informationet les centres de services partagés paie et comptabilité. Vos missions

Au sein de la direction du développement durable et innovation transverse du groupe Eiffage, nous recherchons un assistant de direction F/H rattaché à la directrice de la DDDIT. Votre rôle :
- Vous êtes en charge de l'assistanat de direction de la directrice du Développement durable et de l'Innovation transverse pour l'organisation de ses déplacements, la gestion de son agenda et la préparation des réunions quand cela est nécessaire.
- Vous assurez l'interface avec les chefs de pôles de la DDDIT et avec toutes les directions fonctionnelles du Groupe et des branches.
- En tant que véritable pivot de la direction, vous jouez un rôle clé d'animation et de coordination de la direction à la fois organisationnelle et projets. Vous pouvez, en fonction des besoins, conduire des missions projet pour la direction en matière de coordination des branches, séminaire stratégique, enquête

Vous contribuez ainsi activement à la coordination des activités, tout en assurant une gestion fluide et efficace des fonctions d'assistanat.

Plus précisément, vos missions sont les suivantes :

Logistique et services généraux
- Gestion des déplacements à l'étranger et procédures ad hoc (ordres de mission, couverture assurance); dans ce cadre assistance à la définition du programme (parcours, accueil, moyens de transport, participants).
- Gestion des demandes de matériels informatiques et des échéances associées, demandes d'accès, badges

(L'organisation des déplacements ordinaires requis par le service relève de la responsabilité de chaque collaborateur via l'outil informatique dédié)
- Interface avec les services généraux : aménagement des bureaux, téléphonie mobile et fixe, cartes de visite et fournitures
- Achats : fournitures, vérification respect contrats cadrenégociation dans le cas de prestations externes dans le cadre de ses missions d'assistanat de direction

Assistanat
- Agendas : prises de rendez-vous internes et externes ; organisation de réunions, organisation des déplacements
- Gestion des appels
- Organisation d'événements en présentiel en interne ou externe : réservation de salles, logistique, prestation d'accueil, restaurations
- Information continue à l'équipe de l'organisation et des procédures du Groupe

Budget et finance
- Suivi du budget (dépenses, recettes et alertes éventuelles) défini annuellement
- Pilotage de la facturation :
- Interface avec le fonctionnement du circuit CSP comptabilité
- Réception et suivi des factures, contrôle de conformité avec les devis et commandes après approbation du directeur
- Appui à la gestion et suivi des conventions Seed'innov et E-Face et suivi des paiements aux entités bénéficiaires tout au long de la vie du projet