Assistant-e de service

Contexte et atouts du poste

Le poste est rattaché à la Direction du Centre. L'assistant (e) de service exerce ses missions auprès d’un ou plusieurs services des fonctions support du centre Inria de Saclay, sous l'autorité hiérarchique de la direction générale du centre Inria de Saclay.

Mission confiée

L’assistant(e) de service apporte un support administratif aux responsables et aux membres des services- support. Il (elle) contribue à l’organisation de la vie des services et à la bonne application des règles budgétaires, financières, administratives. Il (elle) facilite la communication avec l’ensemble des autres interlocuteurs de l’institut et les partenaires extérieurs.

Principales activités

Secrétariat :

1. Organiser les déplacements en France et à l’étranger (transport, hébergement, ordre de mission, suivi des remboursements,).
2. Concevoir et assurer le suivi des tableaux de bord et des indicateurs. Analyser les données. Mettre en application les procédures administratives et financières : assurer une veille, appliquer et transmettre les informations aux personnes concernées.

Organisation et gestion administrative auprès des services de son périmètre :

3. Organiser et participer à des réunions ou à des actions évènementielles internes et externes : planification, logistique, accueil des visiteurs, comptes rendus, suivi des actions, …
4. Contribuer à l’élaboration du budget du ou des services, suivre les dépenses et procéder aux achats (respect des marchés, saisie des demandes d’achats et réception, approvisionnement en fournitures).
5. Assurer la préparation et le suivi des dossiers liés à l’activité des services, voire à des activités de support à la direction par délégation.
6. Assurer la « mémoire des services » (classement, archivage papier et numérique,).

Compétences

Savoir-faire

7. Maîtriser les outils de bureautique et informatiques (Pack Office, internet, wiki, intranet, messagerie)
8. S’organiser en fonction des priorités de sa hiérarchie / du service
9. Planifier simultanément, organiser et assurer le suivi des dossiers et projets. Prendre des notes et rédiger des comptes rendus
10. Mettre en œuvre les techniques de reporting. Concevoir, suivre et exploiter des tableaux de bord. Mettre en œuvre les techniques budgétaires
11. Appliquer les procédures administratives
12. Constituer un fond documentaire et un réseau d’interlocuteurs

Savoir-être

13. Être disponible et à l’écoute
14. Être ouvert(e) aux autres et aux changements (savoir s’adapter à différentes personnalités et à différents modes de fonctionnement, …)
15. Être autonome (faire preuve d’initiative, avoir le sens des responsabilités)
16. Travailler en équipe
17. Être rigoureux(se)
18. Respecter la confidentialité
19. Faire preuve de créativité et être force de proposition

Avantages

20. Restauration subventionnée
21. Transports publics remboursés partiellement
22. Congés : 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement) Possibilité de télétravail et aménagement du temps de travail
23. Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)
24. Accès à la formation professionnelle

Rémunération

Rémunération selon expérience professionnelle (contractuels) ou grilles statutaires (fonctionnaires)