Assistante chefferie de service - service d'accueil des urgences f/h

Métier
Secrétariat médical - Assistanat médical
Type de contrat
Titulaire ou CDD
Présentation du service

L’Hôpital européen Georges-Pompidou (AP-HP) propose des soins d’excellence et de proximité autour d’axes majeurs :
· Les pathologies cardiovasculaires
· La cancérologie
· La chirurgie (orthopédique (rachis, membres supérieurs) digestive, urologique, reconstructrice, gynécologique et du sein, ORL, cardiovasculaire, thoracique)
· Les urgences et leur aval
Service d’affectation:
Le service d’accueil des Urgences (SAU) de l’HEGP fait partie du DMU Urgences et Réanimations. Il est dirigé par le Professeur JUVIN et est situé au 1er étage – Secteur A.
La vocation du SAU est d’accueillir, dans sa structure, 24h sur 24h – 7 jours sur 7 jours, toute personne qui se présente en situation d’urgence ou qui est adressée, notamment par le SAMU, dans les plus brefs délais, selon le motif de consultation et la priorité qui lui est accordée ; d’assurer la meilleure orientation des patients en fonction de la gravité et de la pathologieet de garantir la continuité des soins.
Le SAU de l’HEGP est un service d’urgences adultes. Il accueille 51505 urgences médico-chirurgicales par an (données 2024) et dispose d’une unité d’hospitalisation de courte durée de 20 lits.

Composition de l’équipe
1 Chef de service (PUPH), 1 MCU, 2 CCA, 8 PH, 16 PC, 4 PADHUE, internes, externes.
1 Cadre Supérieur de Santé, 4 cadres de santé, 58 IDE, 2 IPA, 48 AS, 4 secrétaires médicales, 2 assistantes sociales, 1 logisticien, 1 coordonnateur de parcours,1 gestionnaire de lits...

Vos missions

Missions générales
- Organisation et gestion du secrétariat du Chef de service :
o Accueil physique et téléphonique (patients, familles, personnels internes, personnes extérieures, …).
o Gestion boite email.
o Prise de rendez-vous et gestion de l'agenda partagé.
o Rédaction de courrier et documents divers (lettres de recommandation, présentations, …).
o Mise à jour curriculum vitae et titres et travaux.
o Planification de réunions diverses.
o Participation aux réunions de service avec prise de notes et rédaction de comptes rendus.
o Suivi des dossiers en cours dans le service.
o Réservation de la salle de staff.
- Gestion du personnel médical :
o Gestion et suivi des recrutements médicaux, renouvellement de contrats et évolution de carrière (suivi des ETP, étude des candidatures, gestion des avis de recrutements, suivi des demandes de poste FFI, PADHUE, CCA, AHS, PH, HU).
o Gestion de l'arrivée des nouveaux médecins, internes et étudiants (fiches de lingerie, badges, casiers linge, codes informatiques, …).
o Gestion des tableaux de service des médecins et internes sur « CHRONOS ».
o Elaboration et gestion des listes de gardes prévisionnelles et définitives (médecins, internes, externes) à partir des applications « Planning-Médical » et « Plurge » et diffusion auprès de l'administration et autres destinataires.
o Validation des gardes d'externes dans « e-Portfolio ».
o Gestion des demandes de stages (médecins étrangers, étudiants en médecine, lycéens, collégiens).
o Organisation et programmation des rendez-vous individuels des médecins, des entretiens annuels, et des évaluations de fin de semestre des internes.
- Gestion des réclamations et des saisies de dossiers sur commission rogatoire.
- Gestion des demandes de dossier par les médecins conseils de l'APHP.

Missions ponctuelles et spécifiques
- Elaboration et mise à jour de documents propres au service (notes de service, protocoles, affiches, AVAL SAU, …)
- Statistiques d'activité et suivi d'indicateurs.
- Gestion des demandes de renouvellement d'agrément (agrément internes, autorisation d’exercice, ...).
- Paramétrage des courriers type dans DxCare (création ou mise à jour des documents ordonnances/prescriptions, certificats, courriers de sortie…).
- Réalisation, rectification ou duplicata de documents patients (certificats médicaux, arrêts de travail, ordonnances, …
- Classement et archivage des dossiers patients.
- Scannage de documents externes et intégration dans le dossier informatisé du patient.
- Gestion et suivi des demandes d'intérim médical.
- Toute activité autre relevant de sa qualification et de ses compétences.

Profil recherché

Qualités et compétences
Autonomie, rigueur, discrétion.
Sens des responsabilités et disponibilité.
Sens du discernement et des priorités.
Conscience professionnelle et qualité relationnelle.
Esprit d'initiative, d'analyse et de synthèse.
Agir en toutes occasions avec professionnalisme.
Maîtrise de l'outil informatique et bonne dactylographie.
Connaissance des droits du patient et respect du secret professionnel.

Diplômes et outils
Baccalauréat de préférence dans le domaine médical ou du secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de Direction (niveau III)
Formation diplômante de secrétaire médicale.
Expérience en milieu hospitalier obligatoire.

Organisation de travail
Travail sur une amplitude horaire de 7h30 ou 7h36 en fonction du type de contrat.
Horaires du secrétariat : 09h30–17h00 ou 09h30-17h06
Quotité de travail : Temps plein
Planning avec repos fixes (samedis, dimanches) et jours fériés.
Congés annuels pris en fonction des nécessités de service.

Schéma horaire
Jour
Temps de travail
7h30
Horaires de travail
Travail sur une amplitude horaire de 7h30 ou 7h36 en fonction du type de contrat.
Télétravail
Non
Vos avantages à l'AP-HP

Gestion de la prévention des risques professionnels

Règlement intérieur de l’APHP.

Selon le calendrier vaccinal en vigueur, être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé.

Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer.

Risques professionnels liés à l’activité: troubles musculo-squelettiques.

Vos avantages à l’AP-HP

Valorisation financière (primes diverses, intégration des mesures du Ségur de la Santé…).
Possibilité d’aide à l’installation.
Places en crèche disponibles.
Self, possibilité de place de parking, politique sociale attractive (tarifs avantageux sur les loisirs, vacances…).
Remboursement à 50% du titre de transport
Plateforme « Hoptisoins » : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses…).
Espace de détente dédié au personnel « La Bulle » : activités sportives et culturelles gratuites variées (yoga, Pilate, boxe…), salle de repos en libre accès …
Possibilité d’évolution, de promotion professionnelle et de formation au sein du GHU.

L’encadrement est à l’écoute de vos souhaits de carrière.


Description de l'hôpital
Situé à Paris (15ème arrondissement), l'Hôpital européen Georges-Pompidou est reconnu pour son expertise des pathologies de l'adulte notamment dans les domaines cardiovasculaire et rénal, du cancer et des urgences. Il est doté de plateaux techniques complets et performants d'imagerie, de radiologie interventionnelle et de biologie et bénéficie d'une infrastructure moderne.
Référence de l'offre
2025-17889