Assistant(e) technique h/f

Vos missions :

- Assurer la gestion administrative et comptable des projets d'investissement :
o Suivre les projets d'investissement via des tableaux de bord et échéanciers : enregistrements, commandes, facturation, mise en service, réception et clôture.
o Réaliser le lancement des workflows des demandes investissements
o Mettre à jour régulièrement la liste des biens investis (immobilisations corporelles/incorporelles) : étiquetage, mise en service, mouvements, transferts ou rebutages.
o Analyser les écarts de commandes, factures et réceptions (GRIR) et résoudre les anomalies.
o Communiquer régulièrement avec la comptabilité centrale sur l’avancement des dépenses, mises en service, immobilisations et les mises à jour des fichiers CIP et GRIR


- Piloter le suivi budgétaire et garantir le respect des engagements financiers :
o Garantir le respect des budgets prévus pour chaque projet.
o Lancer les paiements (notamment les acomptes à la commande).
o Réaliser la synthèse mensuelle des CAPEX et des prévisions de dépenses.
o Suivre les clôtures de projets avec un atterrissage CAPEX en fin d’année.
o Mettre à jour les indicateurs de suivi du plan CAPEX (avancement financier et nombre de projets en retard)


- Gérer les fournisseurs et les approvisionnements :
o Traiter les litiges de facturation fournisseurs
o Gérer les demandes de référencement des nouveaux fournisseurs.
o Créer les commandes pour les services Travaux Neufs, Moyens Généraux et enregistrer les dépenses associées dans les fichiers dédiés
o Gérer les approvisionnements en fournitures de bureau pour le service Technique.


- Accompagner les équipes projets et assurer un support en gestion des ingénieries :
o Suivre les heures capitalisées par les chefs de projets sur les projets d'investissement.
o Accompagner les chefs de projets du lancement à la clôture
o Aider à la complétion des documents administratifs et assurer le suivi des approbations de flux.
o Mettre à jour les tableaux dédiés et corriger les dates d’amortissement si nécessaire.


- Organiser la clôture annuelle des projets :
o Préparer les documents de clôture annuelle
o Rédiger les présentations pour les réunions CSE, volet « Projets d’investissements ».
o Rédiger les PV de réception
o Préparer, animer et suivre l’inventaire annuel des immobilisations, avec un repérage et étiquetage des nouvelles immobilisations.


- Anticiper les risques et proposer des axes d’amélioration :
o Anticiper les problématiques liées aux projets
o Proposer des améliorations pour optimiser le suivi administratif/financier
o Mettre à jour les fichiers de suivi notamment fichier central des projets d’investissements des usines et gérer les anomalies.


Compétences requises :

Formation/ Expérience :

1. Bac +2 (gestion, comptabilité, finance), et expérience professionnelle significative dans la gestion administrative et comptable des investissements

Compétences techniques & organisationnelles :

2. Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint), notamment des fonctions avancées comme RechercheV, filtres, TCD, et extraction de données
3. Connaissances solides en comptabilité, notamment les amortissements et la gestion des immobilisations
4. Compétence dans l’utilisation du logiciel SAP (commandes, transactions, recherches d’informations)
5. Notions d’anglais écrit

Savoir-faire/ Savoir-être :

6. Forte capacité de communication et d’anticipation des besoins des projets et des différents interlocuteurs.
7. Proactivité, prise d’initiatives, et capacité à proposer et mettre en place des outils de suivi adaptés
8. Rigueur, organisation et capacité d’écoute, d’adaptation et d’analyse
9. Aptitude à la gestion de litiges et à la résolution de problèmes comptables