Encadrant des secrétariats médicaux h/f

MétierAssistanat secrétariat - secrétariatType de contratTitulaire ou CDIRémunérationindication en brutService d'affectationDirection des opérations et de la performance Secrétariats médicauxPrésentation du service
La Direction des Opérations et de la Performance est chargée de mettre en oeuvre la stratégie d'amélioration des organisations.

Dans ce cadre, la DOP recrute des coordonnateurs/coordonnatrice des secrétariats médicaux pour structurer, à l'échelle de chaque hôpital du Groupement Hospitalo-Universitaire (GHU) Paris-Saclay, le fonctionnement des secrétariats médicaux.

Membre d'un collectif de 6 coordonnateurs répartis sur chaque site, le/la candidat(e) retenu(e) aura à accompagner les secrétariats médicaux sur tous les aspects, du fonctionnement quotidien au déploiement des projets institutionnels.

Le/la coordonnateur/coordonnatrice travaillera en lien avec les responsables de la transformation numérique sur le déploiement des projets institutionnels (prise de rendez-vous, reconnaissance vocale, ) et sous la responsabilité hiérarchique de la responsable de la coordination des secrétariats médicaux du GHU.

Vos missions
Planifier, organiser et piloter les activités des secrétariats médicaux en animant une équipe de professionnels et en veillant à l'efficacité et à la qualité des prestations fournies.

Management des ressources humaines

Encadrement de proximité des secrétariats médicaux pour les sitesde Paul Brousse et Bicêtre (DMU 1, 4, 6, 7, 11 et 12)

Analyse et gestion du Tableau Prévisionnel des Effectifs Rémunérés

Recrutement et sourcing

Animation des équipes

Accueil des nouveaux arrivants/stagiaires

Gestion des demandes de paramétrage des outils, logiciels, systèmes relevant de son domaine d'activité

Gestion des plannings et du temps de travail

Gestion, Évaluations et Développement desagents

Accompagnement des carrières

Assurer une veille documentaire - Transmission des informations

Management de la qualité

Suivi des indicateurs d'activité et de performance des secrétariats/mise en place d'actions d'amélioration si nécessaire

Analyse des modes de fonctionnement par secteur, diffusion des bonnes pratiques et accompagnement à leur mise en oeuvre

Participation aux comités et groupes de travail qualité

Contrôle et suivi de la qualité des prestations

Management des organisations

Conseil aux décideurs concernant les choix, les projets, les activités du domaine d'activité

Organisation et description des processus spécifiques à son domaine, traitement des dysfonctionnements

Mise en oeuvre des politiques institutionnelles, accompagnement à la conduite de changement

Profil recherché
PRÉ-REQUIS

Diplôme d'Etat requis : Bac à Bac +3
Corps et/ou grade cible : AMA (Assistant médicaux admnistratif) /ACH (adjoint des cadres hospitaliers)

EXPÉRIENCE REQUISE

- Expérience obligatoire en qualité d'AMA (à minima 10 ans)
- Expériences diversifiées
- Expérience d'encadrement appréciée
- La connaissance du milieu hospitalier est indispensable

Connaissances requises :
- Communication/relations interpersonnelles
- Droit de la santé
- Évaluation de la charge de travail
- Gestion administrative, économique et financière
- Management-
- Risques et vigilances
- Stratégie et organisation/conduite du changement
Schéma horaireJourTemps de travailAdministratif - ForfaitHoraires de travailCadre au forfaitTélétravailNonVos avantages à l'AP-HP

AVANTAGES LIÉS AU STATUT ET À LA FONCTION

Prime de service pour les nouveaux stagiaires et titulaires (versée en 2 fois en juin et décembre)

AIDE À L'INSTALLATION ET AU LOGEMENT

Aide à l'installation versée par l'AGOSPAP sous conditions de ressources pour les titulaires et CDD sur poste permanent

Possibilité de logement à tarif préférentiel pour les titulaires

AVANTAGES SOCIAUX

Remboursement du passe Navigo à 75% et/ou forfait mobilités durables

Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux

Place en crèche selon disponibilités

Stationnement dans l'enceinte de l'hôpital ou à proximité, parking vélos

Chèques emploi-service CESU AP-HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent

Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas) et de vacances à tarifs préférentielset diverses aides financières pour les titulaires et CDD sur poste permanent

Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses)

Supplément Familial de Traitement pour les parents avec enfant à charge

Accès à une offre de formation continue conséquente

Accès à l'espace détente : séances de relaxation

Description de l'hôpitalSitué à Villejuif (94), l'hôpital Paul-Brousse AP-HP assure une prise en charge médico-chirurgicale de référence des pathologies hépatobiliaires et oncologiques ; c'est le premier centre national de transplantation hépatique. Il propose une offre de soins variée : grand âge, addictologie, psychiatrie et TCA. Il est doté d'un plateau technique performant de biologie de proximité et de biologie spécialisée (2 centres nationaux de référence en virologie - hépatites et infections périnatales - et oncogénétique à visée thérapeutique).
Référence de l'offre2